Тема « Информационное обеспечение» Информационное обеспечение ИС совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методологии построения баз данных.
Информационные ресурсы и экономическая информация Информационные ресурсы - информация, зафиксированная на материальном носителе и хранящаяся в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках и др.). Экономическая информация - неотъемлемая и наиболее важная составляющая информационных ресурсов общества: информация, отражающая и обслуживающая процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ;
Разновидности экономической информации По стадиям возникновения: исходная (первичная): o планово- директивная; o учетно-отчетная. производная (вторичная): o промежуточная; o окончательная (результатная). По принадлежности: Сфера материального производства: o по отраслям и подотраслям экономики; Сфера нематериального производства; o по отраслям и подотраслям экономики. По временным стадиям управления: Прогнозная; Плановая; Учетная Для анализа хозяйственной деятельности; Для оперативного управления; Для составления отчетности. По стадиям воспроизводства и элементам производственного процесса: Снабжение; Производство;; Распределение; Потребление. По критериям соответствия отражаемым явлениям: Достоверная; Недостоверная. По полноте отражения событий: Достаточная (полная), Недостаточная; Избыточная. По стабильности во времени: Постоянная (условно- постоянная); Переменная: По отношению к процессу обработки в системах управления: Входная; Промежуточная; Выходная. Классификационные признаки
Ценность информации зависит от того, какие задачи решаются с ее помощью. Актуальную информацию важно иметь при работе в постоянно изменяющихся условиях Информация достоверна, если она не искажает истинное положение дел Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений Требования к экономической информации достоверность и полнота Информация считается ясной и понятной, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена ценность и актуальность ясность и понятность
Структура информации Структуру информации рассматривают с позиций двух взаимосвязанных аспектов: состав элементов, образующих структуру информации; взаимосвязь между элементами этой структуры. Выделяют: простые единицы информации; и составные (сложные) единицы информации. Составной единицей информации (СЕИ) называют единицу информации, состоящую из определенной совокупности других единиц информации, ассоциативно связанных между собой. Единицу информации, входящую в СЕИ, называют составляющей единицей информации. Простой, элементарной составляющей единицей экономической информации является реквизит.
Свойства и характеристики реквизита Свойства реквизита: отдельно взятый реквизит не может полностью характеризовать экономический процесс или объект; отдельный реквизит может входить в состав различных экономических показателей. Характеристики реквизита: имя; тип; значение.
Свойства и характеристики реквизита В зависимости от характера отображаемого свойства реквизиты делятся на реквизиты-признаки - отражают качественные свойства экономического объекта, процесса или явления (могут быть выражены в алфавитном, цифровом или алфавитно- цифровом виде, служат для логической обработки составных единиц: для поиска, сортировки, группировки, выборки и т.д.) реквизиты-основания - характеризуют количественную сторону процесса или объекта
Понятие показателя Экономический показатель является основной структурной единицей, состоящей из определенной совокупности реквизитов, характеризующей конкретный объект, факт, процесс и т.п. с количественной и качественной стороны. Определения понятия «показатель»: в практике учета, статистики, планирования и т.п.: показатель - качественно определенная переменная величина, которой может быть поставлено в соответствие множество возможных количественных значений, а также алгоритмы их вычисления по различным исходным данным;
Понятие показателя в теории и практике автоматизированной обработки данных: показатель – это высказывание, содержащее количественную характеристику какого-либо свойства отображаемого объекта. (высказывание содержит единственное количественное значение и определенный набор качественных признаков, необходимых для его однозначной идентификации).
Состав экономического показателя Включает один реквизит-основание и группу взаимосвязанных с ним и между собой по смыслу реквизитов-признаков. Имеет название (наименование), раскрывающее его основной экономический смысл. В состав наименования показателя входят термины, обозначающие: измеряемый объект, т.е. что происходит с объектом (наличие, мощность, выпуск, затраты, себестоимость, потери, прибыль и т.п.); формальную характеристику, т.е. как он считается (сумма, объем, прирост, процент, разность, средняя и т.п.).
Состав экономического показателя Дополнение (дополнительные признаки) уточняет конкретное количественное значение показателя. К таким признакам относятся термины, обозначающие: время, к которому относится данный показатель (момент или период); единицу измерения (кг, шт., руб., и т.п.); вид данных по функциям управления (плановый, фактический, нормативный и т.п.), указывающие на то, кто производит действие над измеряемым объектом, где объект находится, перемещается.
Виды показателей По признаку формальной характеристики: абсолютные; относительные; По признаку процесса: характеризующие состояние; характеризирующие изменение объекта. По признаку объекта: показатели населения и трудовых ресурсов; показатели природных ресурсов; показатели продукции; показатели основных фондов; показатели финансов и т.п. Показатели: первичные; вторичные (производные, расчетные).
Составные структурные единицы информации Экономический документ - определенным образом организованная совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей: как правило, имеет табличную форму, включающую 3 части: o общая часть - содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов для всех показателей, представленных в документе (шапка документа). o предметная часть - включает реквизиты, характеризующие особенности отдельных экономических показателей многострочного документа. o оформительская часть - содержит атрибуты, придающие документу юридическую силу.
Составные структурные единицы информации Информационный массив - набор данных (документов) одной формы (одного названия) со всеми их значениями либо сочетание таких наборов данных, относящихся к одной задаче (укрупненный информационный массив): в системах обработки информации является основной структурной единицей, предназначенной для хранения, передачи и обработки информации. Информационный поток - совокупность информационных массивов относительно конкретной управленческой деятельности. Информационная база - вся совокупность информации реального экономического объекта.
Классификация информационных массивов Постоянные (условно-постоянные) и переменные: постоянные массивы содержат нормативно- справочную информацию (НСИ) длительного хранения и многократного использования; переменные массивы содержат исходную и промежуточную информацию, отражающую текущее состояние объекта управления. Основные и вспомогательные: основные массивы предназначаются для хранения информации в процессе обработки данных и решения задач управления; вспомогательные массивы являются производными от массивов НСИ путем логической обработки последних в целях обеспечения более рационального процесса решения задачи.
Классификация информационных массивов Входные, промежуточные (внутренние), выходные (результатные); входные и выходные массивы определяют характер их отношения к рассматриваемым информационным процессам обработки данных; промежуточные массивы носят служебный характер, содержат результаты предыдущих расчетов, полученных при решении задач и используемых в качестве исходных данных при решении последующих задач.
Классификация информационных массивов Текущие (рабочие) и служебные. текущие (рабочие) массивы содержат информацию о состоянии управляемого объекта или процесса на данный момент времени. служебные массивы (различного рода справочники, каталоги, нормативные документы и т.д.) хранят информацию, которая может быть непосредственно не связанной с объектом управления, но являться одной из необходимых информационных составляющих для реализации процессов решения задач управления.
Классификация Классификация – система распределения объектов (предметов, явлений, процессов, понятий) по классам в соответствии с установленными признаками сходства или различия. Классификация объектов – это процедура группировки на качественном уровне, направленная на выделение однородных свойств.
Иерархическая система исходное множество элементов составляет 0- й уровень и делится в зависимости от выбранного классификационного признака на классы (группировки), которые образуют 1-й уровень; каждый класс 1 -го уровня в соответствии со своим, характерным для него классификационным признаком делится на подклассы, которые образуют 2-й уровень; каждый класс 2-го уровня аналогично делится на группы, которые образуют 3-й уровень, и т.д.
Классификация студентов по месту учебы Факультет ФиК БУМО Курс Группа Ф1-1Ф3-1 М1-1М1-2 К1-1К1-5 Студенты Все студенты ФА
Недостатки иерархической системы жесткая структура, которая приводит к сложности внесения изменений, так как приходится перераспределять все классификационные группировки; невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков; нерациональное дублирование одних и тех же признаков на разных ветвях классификационного дерева.
Фас ет Фак-т Форма обучения Курс Пол ФД1 м УВ2 ж МДс Фасеты и их значения
ФИО Ким А. Кац Б. Ли. Д Чан Дж.... Пол ж ж ж м Классификация объектов Ф-т М М У у Форма обучения Д В Дс В Курс
Учет (240) МЭО (160) Кредит (320) Дневной(480) Вечерний (150) Дистанц.(90) Распределение объектов по классам Двумерная графическая интерпретация
Учет МЭОКредит Дневная Вечерняя Дистанц D- интерпретация фасетной классификации 1 1 1
Дескрипторная классификация Для организации поиска информации, для ведения тезаурусов (словарей) эффективно используется дескрипторная (описательная) система классификации, язык которой приближается к естественному языку описания информационных объектов. Особенно широко она используется в библиотечной системе поиска.
Дескрипторная классификация Суть дескрипторного метода классификации заключается в следующем: 1. Отбирается совокупность ключевых слов или словосочетаний, описывающих определенную предметную область или совокупность однородных объектов. Причем среди ключевых слов могут находиться синонимы;
Классификаторы На основе систем классификации и кодирования разрабатываются разные виды классификаторов. Под классификатором понимается систематизированный свод единиц информации и их кодовых обозначений. Основное назначение классификаторов: однозначное обозначение объектов; группировка информации по ряду признаков; минимизация объемов хранимых данных в информационной базе системы; ускорение процедур поиска и обмена данными в компьютерной среде.
Другие классификаторы Региональные классификаторы создаются и действуют в пределах территории (края, области, города, района). Локальные классификаторы создаются и действуют в пределах отдельных организаций с учетом специфических особенностей конкретного объекта Пример, коды табельных номеров работников, коды лицевых счетов клиентов банка, коды подразделений и др. Локальные классификаторы должны обеспечивать однозначное взаимодействие с соответствующими общегосударственными и отраслевыми классификаторами.
Форма документа Заголовочная часть документа включает сведения об организации - авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер, т.е. постоянные реквизиты признаки и их коды). Содержательная часть документа является основной частью документа, раскрывающей его суть и назначение. (например, переменные реквизиты-признаки, их коды, реквизиты основания) В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также вспомогательные надписи на документах, облегчающие работу с ними.
Система документооборота Документооборот - маршрут движения документов в информационной системе от момента выполнения первой записи до сдачи их в архив. Потоки документов: входящие - директивные документы, законодательные акты, нормативные документы, договоры, контракты и др.; внутренние - бухгалтерские, финансовые и др., а также «канцелярские» документы (приказы, письма, инструкции и пр.) - электронный офис; исходящие (отчетные документы).
Система документооборота позволяет: разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями; формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов; контролировать работу исполнителей и выполнение или временных графиков; обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте; отправлять и принимать документы; вести хранилище документов и обрабатывать их.
Популярные системы Word «Галактика" "Евфрат-Документооборот" «Клиент-банк" "1С:Электронный документооборот" "Гран-Док" "1С:Электронная почта"
Базы данных – определения База данных – совокупность определенным образом структурированных, взаимосвязанных данных, предназначенных для хранения и обработки, обеспечивающих решение комплекса задач управления. База данных – единое хранилище информации предприятия.
Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.
Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.
Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства.
Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:
1. чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;
2. одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;
3. работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;
4. имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.
Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационною обеспечения.
Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результирующей информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.
Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:
1. исключение дублирующей и неиспользуемой информации;
2. классификацию и рациональное представление информации.
При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.
Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:
1-й этап - обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью:
1. понять специфику и структуру деятельности;
2. построить схему информационных потоков;
3. проанализировать существующую систему документооборота;
4. определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ - совокупность единой системы классификации и кодирования технико-экон. информации, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в системе управления персоналом. И.о.с.у.п. представляет собой всю совокупность реализованных решений по объемам, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе при ее функционировании.При отнесении продукции к сельскохозяйственной следует руководствоваться Общероссийским классификатором продукции ОК 005-93, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.99 № 1212 О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.
Для промышленности большое значение имеет унификация всей информации. Для этого следует закончить перевод технико-экономической информации на язык цифровых кодов на основе единой системы классификации, совокупности признаков, которые для них характерны.
ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации
ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации . - М. Издательство стандартов, 1987.
Чрезвычайно важным документом в рассматриваемой области является Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), утвержденный и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 2993 (с изменениями 1/96, 2/98, 4/99, 5/99, 6/2000, 7/2000, 8/2000, 9/2001, 10/2001, 11/2001, 12/2001, 13/2001), который является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенные к применению в национальном хозяйстве.
Опыт создания унифицированных систем документации и Единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации в 9-й пятилетке и задачи по их внедрению и развитию в 10-й пятилетке. - Классификация и кодирование, 1977, № 1, с. 7.
Важнейшей предпосылкой эффективного взаимодействия АСПР и АСГС является обеспечение их методологической и информационной совместимости. В рамках своих функций плановые и статистические органы охватывают все отрасли и стороны общественного производства, причем на народнохозяйственном уровне. Но отсюда следует, что эти органы должны говорить на одном языке. И действительно, системы показателей , применяемые в Госплане и ЦСУ, пересекаются в большей степени, чем для любых других органов управления . При создании АСПР и АСГС важной задачей разработчиков, а также работников плановых и статистических органов является обеспечение полной сопоставимости плановых и отчетных показателей по объему понятия и по методологии расчета. Нужно добиться легкости перехода от одних группировок к другим. Для этого должна быть разработана полностью увязанная единая система классификаций и номенклатур, единая методика описания . Надо сказать, что о необходимости единообразного кодирования данных сейчас говорится много, порою больше чем достаточно. Практически более выгодными иногда могут быть и разные обозначения. Более важно иметь единую систему понятий, унифицированную терминологию, единые правила формализованного описания плановых и статистических показателей . Иными словами, необходим единый информационный язык , обеспечивающий интегрированную обработку данных, эффективную организацию их хранения и поиска, межсистемный обмен информацией.
Для создания методологического единства сбора и обработки экономической информации важно участие органов статистики в разработке и дальнейшем развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации . К концу одиннадцатой пятилетки в СССР было разработано 34 общесоюзных классификатора технико-экономической информации , основная задача которых - обеспечить информационную совместимость автоматизированных систем управления и обработки информации.
ГОСТ 17.369 - 78. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации . Термины и определения. - М. Изд-во стандартов, 1978.
Для чего предназначена Единая система классификации и кодирования Перечислите ее составные части.
Единая система классификации и
Особенно большое значение приобретают классификация поверхностей и создание для них типовых методов обработки в условиях использования ЭВМ для проектирования технологических процессов . Однако пока нет еще отработанной единой системы классификации поверхностей и элементов конструкций деталей. Работы в этом направлении ведутся в СССР и за рубежом.
Информационная совместимость АСУ - совместимость автоматизированных систем управления, заключающаяся в единстве информационно-поискового языка , в едином порядке сбора и обработки информации , а также в применении однородных показателей, единой системы классификации и кодирования технико-экономических показателей и унифицированных систем документации.
ГОСТ 17369-78. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации . Термины и определения
К настоящему времени в стране в составе Единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации создано 28 общесоюзных классификаторов , охватывающих более 30 млн. объектов технико-экономической информации и 16 унифицированных систем документации, включающих более 4500 унифицированных форм документов. Созданы научные и организационно-методические основы разработки, ведения и внедрения унифицированных документов и общесоюзных классификаторов.
Вместе с тем эти вопросы требуют своей дальнейшей углубленной разработки, что и является целью данной книги. Для этого в книге приводится комплексный анализ Единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации и унифицированных систем документации как взаимосвязанных составляющих информационного обеспечения АСУ. На основе изучения связей между объектами технико-экономической информации анализируются методы их классификации и кодирования, рассматриваются вопросы сопряжения классификаторов, принципы их объединения в систему. Большое внимание уделено проблеме автоматизированного ведения классификаторов.
Планомерное создание общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОК ТЭИ) и унифицированных систем документации было начато в 70-х годах, когда широко развернулась работа по созданию унифицированных систем документации и единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации , используемых в автоматизированных системах управления в народном хозяйстве.
Лямин Б. Н., Марков И. П., Саков А. А., Блохин Ю. И. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации / Под ред. В. В. Ткаченко. М. Изд-во стандартов, 1979.
Основу ЯОД семантического уровня образуют общесоюзные классификаторы и системы обозначений , создаваемые в рамках единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации (ЕСКК). В настоящее время разработаны и внедряются 26 общесоюзных классификаторов ТЭИ.
Единство информационного пространства Российской Федерации обеспечивается в значительной мере Единой системой классификации и кодирования (ЕСКК) - совокупностью всех общероссийских и выступающих на правах общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭИ). Они предназначены обеспечивать единство и сопоставимость разрабатываемой СЭС информации, необходимой для решения задач межрегионального, межотраслевого, межсекторального и международного обмена информацией. Классификатор является единым информационным языком общения систем автоматизированной обработки информации.
Гуменюк В.Е., Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК). - Госкомстат РФ, 1995. С. 12.
В основе изучения финансовых активов лежит Общероссийский классификатор финансовых активов (ОКФА), принятый и введенный в действие в 1997 г. постановлением Госстандарта России. ОКФА входит в состав Единой системы классификаций и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) РФ и разработан на основе стандартов ООН по международной системе национальных счетов , а также в соответствии с Государственной программой перехода Российской Федерации на принятую в международной практике систему учета и статистики в соответствии с требованиями рыночной экономики . Сферой его применения являются организации, предприятия и учреждения всех форм собственности.
Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК). Общероссийские классификаторы форм собственности (КФС) и организационно-правовых форм хозяйствующих объектов (КОПФ) видов экономической деятельности, продуктов и услуг (ОКДП) отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) продукции (ОКП) услуг населению (ОКУН) и др.
Единая система классификации и индексации служебных документов в делопроизводстве и в архиве, на ос-ве перечней-классификаторов, гармонично сочетает интересы практической работы над документами в делопроизводстве с их организацией и использованием при последующем хранении в архиве. Она, несомненно, относится к наиболее актуальным проблемам документове-дения и архивоведения.
Государственная система стандартизации включает, кроме стандартов, и такие нормативные документы как Единая система конструкторской документации (ЕСКД), Единый порядок разработки, испытаний, подготовки к
В России создана ЕСКК, в состав которой входят: Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, нормативные и методические документы по их разработке, ведению и применению
Объекты ЕСКК:
· Информация финансовой и правоохранительной деятельности
· Информация банковского дела
· Информация стандартизации и сертификации
· Информация торговли и межэкономической деятельности
ЕСКК выполняет функции формализованного языка, обеспечивающего перенос информации на машинные носители для последующей обработке ее средствами ВЧ техники и решает вопросы информационной совместимости систем управления
Методы кодирования:
1. Регистрационный метод – при этом методе каждый объект исходного кодируемого множества (М) обозначается с помощью текущего номера. Символы, использованные для образования текущего кода (номера) образуют алфавит кода, а число различных символов в алфавите называют основанием кода
Недостаток этого метода: отсутствие дополнительной информации об объекте
Пример: если для кодирования используется 10 арабских цифр (0-9), то они образуют алфавит кода, а число 10 является основанием кода. Длинна кода определяется числом разрядов или знаков. Коды, все комбинации которых имеют одинаковое число разрядов или знаков называются равномерными. Число объектов, которые можно закодировать равномерным кодом определяется формулой
где n – основание кода, r – разрядность или длинна кода
2. Классификационный метод – основывается на определенной системе классификации объектов
Классификация – это совокупность заранее установленных признаков на основе которых производится распределение объектов кодируемого множества по классификационным группировкам. Данный метод состоит из двух методов:
a. Иерархическая классификация (метод последовательного кодирования) – при этом методе на первом уровне кодируемое множество разбивается по определенному признаку на группировок. На втором уровне каждая классификационная группировка предыдущего уровня разбивается на группировок, тем самым образуются классификационные группировки второго уровня деления и т.д.
Общее число уровней деления носит название глубины классификации, а величины и т.д. являются основанием соответственно на первом, втором и последующим уровне деления. Основание деления может быть различным не только при переходе от уровня к уровню, но и при разделении каждой группировки любого уровня, однако чаще всего используется классификация с постоянным уровнем деления. После классификации объектов кодируемого множества классификационным группировкам и классифицируемым объектам присваиваются коды, для чего в большинстве случаев используются числовые коды
Достоинства – код, отличается малой значностью и большой информационной емкостью
Недостаток – слабая гибкость структуры, т.к. основание деления является фиксированным с заранее установленным порядком следования, что не допускает включения новых объектов и классификационных группировок
b. Фасетная классификация (метод параллельного кодирования) – при этом методе заданное множество объектов делится на независимые друг от друга группировки (фасеты). Фасета объединяет объекты на основе заранее установленного признака. Признаки, положенные в основу образования различных фасет обычно не связанны между собой.
Кодирование указанных признаков внутри фасеты чаще всего происходит с помощью текущего номера (регистрационный метод) код объекта образуется путем последовательного расположения кодов фасет, в соответствии с принятой структурной формулой, которая зависит от характера решаемых задач при обработке информации
Достоинства – гибкость структуры построения т.е. изменение в любом из фасет, т.е. изменение в любой из фасет не оказывает существенного влияния на все остальные. При такой классификации появляется возможность агрегации объектов и осуществление информационного поиска по любому сочетанию фасет.
Недостаток – неполное использование емкости, не традиционность и иногда сложность применения
Кодирование – это образование и присвоение обозначения элементу классификации, признаку классификации и классификационной группировке. Обозначение дается знаком или группой знаков в соответствии с принятым методом кодирования
Действующие Российские классификаторы:
1. ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организаций
2. ОКАТО – общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления
3. ОКОНХ – Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства
4. ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой документации
5. ОКДП - Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг
6. ОКУН - Общероссийский классификатор услуг населению
7. ОКП - Общероссийский классификатор продукции
8. ОКС - Общероссийский классификатор стандартов
9. ОКВ - Общероссийский классификатор валют
10. ОКЕИ - Общероссийский классификатор единиц измерения
Методы кодирования
ОКАТО общероссийский классификатор объектов административно территориального деления.
ЕСКК. ОКАТО предназначен для обеспечения достоверности сопоставимости и автоматизированной обработке информации в разрезах административно территориального деления в таких сферах как статистика экономика и другие.
Объекты классификации:
· Республики
· Области
· Города федерального значения
· Автономная область
· Автономные круга
· Внутригородские районы (округа города)
· Поселки городского типа
· Сельсоветы
· Сельские населенные пункты
Система классификации: Иерархическая
Все множество объектов подразделяется на группы, согласно территориальному делению и эти группы располагаются по 3м уровням классификации в соответствии с административной подчиненностью, причем в каждый уровень включаются объекты, непосредственно подчиненными объектам предыдущего уровня
Объекты 1 уровня классификации: Республики, края, области, города федерального значения, автономная область, автономный округ, входящий в состав РФ
Объекты 2 уровня классификации: автономные округа, входящие в состав края или области, районы республики края области, автономные области, автономного округа, входящего в состав РФ, внутригородские районы, округа города федерального значения, города республиканского, краевого, областного подчинения, поселки городского типа, краевого, областного подчинения
Объекты 3 уровня классификации: внутригородские районы, округа города республиканского, краевого, областного подчинения, города районного подчинения, поселки городского типа районного подчинения, сельсоветы
В приделах группировок 3 уровня классификации кодируются сельские населенные пункты
Каждая позиция классификатора структурно состоит из трех блоков:
1. Блок идентификации объекта – включает идентификационный код и контрольное число. Строится с использованием серийно-порядкового, последовательного и параллельного методов кодирования
Длинна кода – от 2 до 8 разрядов в зависимости от уровня классификации, на котором находится объект
ХХ ХХХ ХХХ КЧ
1,2 знак – объекты 1 уровня классификации, система кодирования – серийно-порядковая
3,4,5 – объекты 2 уровня классификации, метод кодирования – последовательный
6,7,8 – объекты 3 уровня классификации, метод кодирования последовательный
Разряды 3 и 6 – отведены под признаки соответственно Р1 и Р2, указывающие уровень классификации и вид кодируемого объекта. В этом случае применяется параллельный метод кодирования
Р1 – имеет значения:
1- Автономный округ
2- Район (в том числе внутригородской), округ
4- Город, поселок городского типа
R2 имеет значения
3- Внутригородской район, округ города
5- город, поселок городского типа
8- сельсовет
КЧ (контрольное число) – рассчитывается по действующей методике расчета и применении контрольных чисел
Пример: 76 212 824 КЧ - даурский сельсовет забайкальского района читинской области
76 – код читинской области
2 - признак района
12 – код забайкальского района
8 – признак сельсовета
25 – код даудского сельсовета
2. Блок наименования объекта
3. Блок дополнительных данных
Для сокращения общей длинны кода, при кодировании ряда объектов районы и города автономных округов, входящих в состав краев и областей кодируется на втором уровне классификации (4,5 разряды), а подчиненные им объекты кодируются на 3м уровне классификации (6,7,8 разряды), при этом признак Р2 имеет следующие значения:
6- город, поселок городского типа
9- сельсовет
76 122 912 КЧ – код кунгурского сельсовета Агинского района Агинско-бурятского АО читинской области
76 – код читинской области
1 - признак автономного округа. Тк в читинской области имеется только один такой объект, то «1» идентифицирует Агинский бурятский АО, поэтому в разрядах 4,5 можно закодировать как АО в целом (100) так и объекты окружного подчинения
22 – код Агинского района
9 – признак сельсовета
12 – код кункурского сельсовета
Блок наименования для сокращения наименования объектов выделены наименования группированных позиций, при этом после наименования группированных позиций ставится косая черта «/» а перед конкретными объектами ставится «-« в блоке дополнительных данных указываются центры объектов, т.е. столицы республик, центры краев, областей, районов, сельсоветов
ОКАТО приняты следующие сокращения:
Р-н район
Пгт поселок городского типа
Рп рабочий поселок
Кп курортный поселок
Пс поселковый совет на правах сельского совета
Дп дачный поселковый совет
П поселок сельского типа
Нп населенный пункт
П.ст поселок при станции
м местечко
д деревня
сл слабода
ст станция
ст-ца станица
рзд разъезд
клх колхоз
свх совхоз
ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации
Составная часть ЕСКК и охватывает унифицированные системы документации и форму документов
ОКУД решает следующие задачи:
1. Регистрация форм документов
2. Упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве
3. Сокращение количества применяемых форм
4. Исключение из обращения неунифицированных форм документов
5. Обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации
6. Контроль за составом форм документов и исключение дублирования информации, применяемой в сфере управления
7. Рациональная организация контроля за применением унифицированных форм документов
Общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами РФ)
В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации
Код состоит из 7 цифровых десятичных знаков и КЧ
В ОКУД принято иерархическая классификация с 2 ступенями
Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:
1. Блок идентификации
2. Блок наименования объекта классификации
Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию
Структура кода
ХХ ХХ ХХХ Х
1,2 – класс форм, т.е. принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации
3,4 – подкласс формы, т.е. общность содержания множества форм документов и направленность их использования
5,6,7 – регистрационный номер унифицированной формы документов внутри подкласса
Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа
09 – унифицированная система документаций пенсионного фонда
01 – документация по учету и распределению средств
004 – расчетная ведомость по страховым взносам в пенсионный фонд (блок наименований)
Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов
ИО - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных.
Данная подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений.
ИО банковской системы представляет собой информационную модель данного объекта.
Для создания ИО нужно ясное понимание целей и задач, функций системы управления; совершение системы документооборота; выявление движения информации от момента ее возникновения и до ее использования на различных уровнях управления; наличие и использование классификации и кодирования информации; создание массивов информации на машинных носителях; владение методологией создания информационных моделей.
При организации ИО используется системный подход, обеспечивающий создание единой информационной базы; разработку типовой схемы обмена данными между различными уровнями системы и внутри каждого уровня; организацию единой схемы ведения и хранения информации; обеспечение решаемых задач исходными данными;
Основными функциями ИО являются наблюдение за ходом производственно-хозяйственной деятельности, выявление и регистрация состояния управляемых параметров и их отклонение от заданных режимов; подготовка к обработке первичных документов, отражающих состояние управляемых объектов; обеспечение автоматизированной обработки данных; осуществление прямой и обратной связи между объектами и субъектами управления.
ИО автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного и внутримашинного ИО.
Внемашинное включает систему классификации и кодирования экономической информации; систему документации; схему информационных потоков (документооборота: первичные, результативные, нормативно-справочные документы).
Внутримашинное ИО содержит массивы данных на машинных носителях и программу организации доступа к этим данным.
14. Внемашинное ИО .
Внемашинное ИО - информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств (документы).
Классификация - система распределения объектов по классам в соответствии с определенным признаком (основание классификации). Объекты необходимо классифицировать для:
Выявления общих свойств информационного объекта, который определяется информационными параметрами (реквизиты). Реквизиты представляются либо числами (год, стоимость), либо признаками (фамилия, цвет);
Для разработки правил, алгоритмов обработки информации.
При классификации нужно соблюдать требования полнота охвата; однозначность реквизитов; возможность включения новых объектов.
Классификаторы бывают: общегосударственные, отраслевые, локальные (внутри одного п/п).
Существует две системы классификации объектов: иерархическая и фасетная.
При иерархической системе множество объектов разбивается на соподчиненные подмножества. Каждый объект на определенном уровне характеризует конкретное значение выбранного признака классификации. Для последующей классификации нужно задать новые признаки. Количество уровней классификации называется глубиной классификации. Плюсы: простота построения, использование независимых классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры. Минусы: жесткая структура - сложно ввести изменения, невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков.
Фасетная система - позволяет выбирать признаки классификации (фасеты) независимо друг от друга. Каждый фасет содержит совокупность однородных значений данного классификационного признака. Плюсы: использование большого числа признаков классификации; возможность модификации всей системы без изменения структуры группировок. Минусы: сложность построения - нужно учитывать все многообразие фасетов.
Классификация - основа кодирования.
Кодирование - процесс присвоения условного обозначения объектам классификации. Цель кодирования - представление информации в более компактном и удобной форме при записи ее на машинный носитель; приспособление к передаче по каналам связи; упрощение логической обработки. Система кодирования применяется для замены названия объекта на какой-либо код. Код строится на основе использования букв и цифр. Код характеризуется длиной (числом позиций), структурой (порядком расположения символов).
Методы в системе кодирования: классификационный и регистрационный.
Классификация системы кодирования - предварительная классификация объектов. Существует поразрядная классификация; система повторения; комбинированная система.
Регистрационная - не требует предварительной классификации объектов. Существует порядковая и серийная.
Порядковая система кодирования - последовательная нумерация объектов числами натурального ряда. Используется когда кол-во объектов невелико (1,2,3 .) Плюсы: простота и малозначность. Минусы: с появлением новых объектов логическая стройность нарушается.
Серийная система кодирования предполагает деление объектов на классы, серии. Внутри серии - порядковая система. Используется когда количество групп невелико (1.1, 1.2 .2.2, 2.2 .). Плюсы: возможно предусмотреть резерв серии; можно подвести итог по серии. Минусы: нужно предусмотреть правильный резерв.
Поразрядная (позиционная) система - используется для кодирования сложных номенклатур, объекты которых могут формироваться по различным признакам. Например. К-4-2: К - позиция для института, 4 - позиция курса, 2 - позиция группы. Плюсы: четкое выделение классификационных признаков; логичность построения.
Система повторения - используются буквенные или цифровые обозначения, непосредственно характеризующие объект. Например, план счетов. Счет 10 - сырье и материалы. Внутри счета - несколько субсчетов, раскрывающих содержание счета.
Комбинированная система - используется для кодирования больших и сложных номенклатур, которые необходимо группировать по нескольким соподчиненным или независимым признакам.
Значительная доля внемашинного ИО - документация. К документам предъявляется ряд требований по составу, содержанию. Единство требований составляет единую систему документации. Цель - обеспечить сопоставимость показателей различных сфер НХ.
Типичные ошибки в документации: большой объем лишней информации; дублирование. Поэтому к ней предъявляются единые требования.
Различают: входные документы (первичные) содержат необработанные сведения; выходные - результат обработки.(результативные).
Внемашинное ИО также включает информационные потоки. Схема информационных потоков отражает маршруты движения информации от источников формирования к получателю. Построение схем обеспечивает исключение дублирования, классификацию и рациональное представление информации, оптимизацию путей прохождения документов и рациональную обработку.
Единицы информационных потоков: документы, показатели, реквизиты.
15. Внутримашинное ИО.
Это совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определенным признакам. ИО формирует информационную среду.