Зачем нужно смотреть размер? Как известно почтовые ящики электронной почты не резиновые, они хранятся на серверах с определенными объемами дискового пространства. В корпоративной среде почтовые администраторы обычно выставляют размер почтового ящика в районе 300-600 мегабайт на ящик, ато и меньше. В общедоступных почтовых системах таких как mail.ru, gmail.ru, яндекс.ру и другие размеры уже гораздо выше (до нескольких гигабайт).

Обычно в почтовом ящике есть 3 порога (у каждого почтового сервера настройки могут быть разные, такие как решит администратор почты):

При достижении первого порога присылается сообщение от администратора с предупреждением и просьбой почистить ящик.
При достижении второго порога блокируется отправка
При третьем блокируется полностью ящик, пока пользователь не удалит старые письма.

Данные настройки актуальны для Microsoft Exchange сервера, который в основном используется в корпоративных средах.

Как уберечь себя от переполнения почтового ящика? Как следить за объемом информации в почте?

Необходимо следить за размером. Удалять старые ненужные письма. Чистить корзину.

Если используется почтовый клиент Microsoft Outlook можно настроить личные папки . Что такое личные папки ? Личные папки — это место хранения писем, по умолчанию ваши письма хранятся на сервере, при использовании личных папок они будут храниться у вас на компьютере (компьютер имеет объем жесткого диска гораздо большим размером чем место для писем в почтовом ящике).

Как настроить хранение писем в личных папок?

Открываем Microsoft Outlook, нажимаем сервис\учетные записи электронной почты

Выбираем файл личных папок Office Outlook (.pst)

После того как мы создали файл личных папок, нам необходимо выбрать что новую почту мы будем размещать именно в нем.

Мы настроили личные папки. Теперь вся входящая почта будет попадать в личные папки и письма будут хранится на вашем компьютере, не занимая места на сервере.

Как посмотреть размер почтового ящика в Microsoft Outlook?

На примере Microsoft Outlook 2003:

Нажимаем правой кнопкой мыши на папку почтовый ящик и выбираем свойства.

В поле общий размер указан размер занятого дискового пространства в почтовом ящике. 1000 кб ~ 1 МБ (если точно то 1024 КБ = 1 МБ). В других версиях Outlook размер почтового ящика смотрится аналогичным способом. Как выставить размер почтового ящика на сервере Microsoft Exchange я писал в статье

эм.. вам видимо что-то не очень правильное сказали)))
письма хранятся на почтовом серевере и если они и замедляют работу, то работу серверов, а не вашего компа)) от вас требуется более менее стабильный и быстрый инет и не безумно старый комп =) на то,как быстро будут открываться письма или список писем в ящике больше влияет скорость инета и время отклика (в инете опять же)... но если в почте слишком много писем, то, чтобы снизить нагрузку при заходе на почту, можно в интерфейсе почты уменьшить кол-во писем, отображаемых на одной странице

)) если же речь идёт об почтовых клиентах (установленных на компе), то тогда частично правда, они скачивают всю вашу корреспонденцию на комп, но это не слишком должно отражаться на его быстродействии, так как при открытии программы всё же в ней отображается только список писем, а не всё их содержимое... минус тут в том, что большое кол-во писем занимает место на диске и при очень большом списке писем (скажем от сотни и больше) действительно будет замедлять работу (в основном только открытие) почтового клиента... но в целом на быстродействии компа это не сильно отражается.. хотя, если комп оч. слабый, то тогда может, тогда лучше заходить на почту через сайт, а не загружать её на комп...

плюс использования почтовых клиентов - письма (уже скаченные) всегда в любой момент можно снова открыть и прочитать, не заходя в инет, более высокая безопасность, так как большинство скриптов (которые могут быть встроены в письмо) не будут работать в почтовом клиенте (но работают в обозревателе) и + ко всему на компе письма так же можно предварительно проверить антивирусом (главное, чтобы он был установлен) ... поиск по письмам так же быстрее будет происходить на компе, а не на сервере в инете

минус: если антивирус не установлен или не обновлен, то в письмах могут содержаться вредоносные программы, в особенности страшны почтовые черви, которые собирают информацию из адресной книги и рассылаются от вашего имени вашим знакомым и часто не только через почту, но и по сети (если комп находится в локальной сети).. ещё минус в затраченном для писем месте на диске, минус в доп. нагрузке на комп (на процессор и ОЗУ) от почтового клиента, но последний минус больше относится к минусам только на слабых машинах...

плюс почты через сайт: меньше нагрузки на комп, так как всё работает через браузер, меньшая опасность заражения червем и вообще заражением вирусами, даже при отсутствующем антивирусе, так как при открытии письма внезапный запрос на сохранение какого-то незнакомого файла по-любому вызовет опасение и подозрение и запрос всегда можно просто отменить... да и в интерфейсе почты на сайте всегда отображаются все файлы письма... ещё плюс в сохранности почты, так как в случае краха винды (не важно по какой причине) почту будет потом очень сложно восстановить, в то время как в инете она всегда будет храниться, пока её не удалить вручную...

минус почты через сайт: опасность скриптовой атаки в письме (хотя нормальный антивирус всё же среагирует и не допустит этого... почти), недоступность (иногда всё же сайт с почтой может быть не доступен по каким-то причинам (атака на сайт или тех.работы или глюки в работе почты)...

В вашей электронной почте хранится много писем, которые вам крайне необходимы и вам их нельзя удалять? Но в то же время вы понимаете, что когда-то настанет время, и ваш е-мейл не сможет сохранить весь объем полученной и отправленной информации. Не переживайте по этому поводу: при необходимости ящик можно «растянуть».

Инструкция

Бездонной электронной почты не бывает. Всему есть разумный предел. Однако немного «подкачать» ящик возможно. Как правило, после регистрации в электронной почте пользователь получает почту с заданным объемом. В каждом е-мейле свой размер , обычно от ста мегабайт до десяти гигабайт.

Функция увеличения объема почтового ящика присутствует практически на всех ресурсах. Процедура «подкачки» почты практически идентична. Хотя свои отличия тоже имеются.

Например, на Рамблере пользователю сразу предоставляется ящик, объемом 200 мегабайт. Но сразу его увеличить невозможно. Дело в том, что размер почты возможно прибавить только после того, как ящик вместе с принятыми, отправленными, корзиной, черновиками и спамом заполнится на 90 процентов. Когда в почте останется только десять процентов свободного места, ящик можно будет увеличить, нажав на соответствующую кнопку в меню «Настройки». Слева в списке возможных функций, выберите пункт «Размер ящика», после чего перейдите к опции «Увеличить».

Поистине безразмерный ящик можно создать на сервисе Яндекс. Первоначально Яндекс предоставляет пользователю почту объемом в 10 гигабайт. В последующем, когда в ящике останется свободным меньше двухсот мегабайт, он увеличит свой объем. При этом пользователю не нужно прилагать никаких усилий. По мере необходимости ящик будет увеличится автоматически на один гигабайт. Пользователю же нужно только регулярно авторизироваться и заходить в веб-интерфейс данного почтового сервиса.

Нет бездонного ящика и на сервере Mail.ru. Но увеличить его тоже можно. Зайдите в меню «Настройки». Оно открывается при щелчке мышкой на пункт «Еще». Затем выберите в списке слева в открывшейся странице раздел «Объем почтового ящика». Перейдите по ссылке и нажмите кнопку «Увеличить». Обратите внимание, что «подкачать» размер можно только при условии, что вы достигли лимита, и у вас осталось свободными менее 100 мегабайт. После этого увеличить объем можно будет еще на два гигабайта.

Аналогичные возможности увеличения предоставляют и иные электронные серверы. Действия пользователя практически не отличаются от процедуры увеличения на описанных в данной статье сервисах.

Внимание, только СЕГОДНЯ!

Все интересное

С помощью бесплатного почтового ящика пользователь сможет без труда послать сообщение на любой электронный адрес. Существуют множество бесплатных почтовых ящиков, однако лучшие обладают максимальными удобствами и многими возможностями. Инструкция…

Почти у каждого современного человека есть почтовый ящик. У многих он даже не один, и запомнить все становится невозможно. Но, как говорится, от ненужного следует избавляться. Например, можно удалить один из неиспользуемых e-mail. Инструкция …

Многие письма, которые приходят на электронную почту, являются конфиденциальными. Такую важную информацию необходимо надежно защищать. Различные почтовые сервисы не устают напоминать, что в целях безопасности и защиты от взлома необходимо менять…

Необходимость в восстановлении удаленного почтового ящика «Яндекс» может возникнуть у любого пользователя, вне зависимости от его опыта и уровня. Поэтому очень важно знать, как действовать в такой ситуации. Инструкция 1В момент…

Электронная почта является удобным и оперативным способом передачи сообщений. При регистрации e-mail некоторые пользователи несерьезно относятся к выбору никнейма. Поэтому в будущем возникает необходимость в изменении имени почтового ящика. …

Пользователи электронной почты могут столкнуться с проблемой восстановления удаленного почтового ящика. Сделать это можно как самостоятельно, так и при помощи администрации электронной почты. Алгоритм действий в данной ситуации зависит от системы…

Что делать с забитым до отказа электронным почтовым ящиком, особенно если сообщения, хранящиеся в нем, важные, и их удаление нежелательно? Ответ прост - «подкачайте» почту, добавив в нее дополнительный объем. Инструкция 1Практически…

Для входа в почтовый ящик на любом почтовом сервисе необходимо ввести логин и пароль. «Яндекс.Почта», Mail, Rambler, Yahoo - все почтовые сервисы рекомендуют периодически менять пароль для того, чтобы злоумышленники не могли с легкостью…

Необходимость пересылки писем с одного почтового ящика на другой может потребоваться по разным причинам. Какой бы эта причина ни была, настроить переадресацию почты на почтовом сервисе Yandex совсем несложно – для этого необходимо выполнить…

Рано или поздно любой пользователь интернета сталкивается с необходимостью иметь свою электронную почту. Без личного почтового ящика вам не удастся зарегистрироваться на большинстве интернет-ресурсов, завести свой блог или страничку в социальных…

Создание электронного ящика не составляет большого труда, так как в интернете много информации по этому вопросу. Но мало сведений и инструкций о том, как убрать e-mail. Есть несколько способов по удалению ненужного почтового адреса на различных…

Иногда возникает необходимость отказаться от использования электронной почты. Например, это может быть связано с переходом на другой почтовый сервис. В таких случаях можно отключить свой электронный почтовый ящик. Инструкция 1Для отключения вашей…

Предупреждение о том, что вы собираетесь запустить место в почтовом ящике, загружается еженедельно или даже ежедневные сообщения? Очистка почтового ящика - это средство одноразовой очистки, которое можно использовать для обрезки размера почтового ящика.

Если ваша почта хранится на почтовом сервере, например Exchange, то после достижения предельного размера почтового ящика ваш администратор может ограничить его функциональность. Например, при достижении 90 МБ вам будет направлено предупреждение, при достижении 100 МБ вы будете лишены возможности отправлять сообщения, а при достижении 110 МБ вы больше не сможете получать сообщения.

Вот несколько способов управления размером почтового ящика.

Вы можете использовать средство очистки почтовоГо ящика , которое позволяет просматривать размер почтового ящика и отдельных папок. Вы также можете архивировать старые элементы в файл архива личных папок (PST) и очищать папку " Удаленные ".

В меню Сервис выберите пункт Очистка почтового ящика .

Выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы просмотреть общий размер почтового ящика и его отдельных папок, нажмите кнопку Просмотр размера почтовоГо ящика .

Чтобы найти старые элементы, выберите пункт найти элементы старше n дней , введите число от 1 до 999 и нажмите кнопку найти .

Чтобы найти большие элементы, установите переключатель найти элементы размером более n Кбайт , введите число от 1 до 9999 и нажмите кнопку найти .

Чтобы переместить старые элементы из почтового ящика в архивный файл личных папок (PST), нажмите кнопку Автоархивация. По умолчанию для архивации PST-файлов задано значение c:\Documents и Settings: Settings \ приложение Дата\микрософт\аутлук.

Удаленные ", щелкните Просмотр размера удаленных элементов .

Чтобы очистить папку " Удаленные ", нажмите кнопку очистить .

Чтобы просмотреть размер папки " конфликты ", нажмите кнопку " Просмотреть размер конфликтов ".

Чтобы удалить содержимое папки " конфликты ", нажмите кнопку " Удалить ".

Уменьшение размера файла личных папок (PST)

Если вы удалите элементы из файла личных папок (PST), файл автоматически сжимается в фоновом режиме, если вы не используете компьютер, а приложение Outlook запущено. Если вы хотите немедленно уменьшить размер файла, вы можете принудительно его сжать. Процедура сжатия файла данных может занять несколько минут.

В меню файл выберите пункт Управление файлами данных .

Выберите файл данных, который вы хотите сжать, и нажмите кнопку Параметры .

Нажмите кнопку Сжать .

Примечание: Вам не нужно выходить из Outlook после сжатия PST-файла.

Уменьшение размера файла автономных папок (OST)

Уменьшение размера файла автономных папок (OST) может повысить производительность, если вы удалили большое количество элементов. В этой процедуре не удаляются элементы, сохраненные на сервере.

Удалите все элементы, которые вы не хотите хранить, а затем очистите папку " Удаленные ".

В меню Инструменты выберите пункт Настройка учетных записей .

Отсутствует команда Параметры учетНой записи .

Команда " Настройка учетНых записей " находится в меню " Сервис " в Microsoft Office Outlook 2007. Приведенные ниже инструкции не применимы для более ранних версий Outlook. Воспользуйтесь справкой, доступной в соответствующей версии. Если в заголовке используемой программы отображается приложение Microsoft Outlook Express, используется программа, не совпадающая с Outlook. За помощью обращайтесь к справке Outlook Express.

В списке выберите Microsoft Exchange Server , а затем нажмите кнопку изменить .

Нажмите кнопку Больше параметров .

Откройте вкладку Дополнительно и нажмите кнопку Параметры файла автономных папок .

Нажмите кнопку Сжать .

Примечания:

Чтобы удалить элемент из папок, расположенных в Интернете и в автономном режиме, выделите его и нажмите клавишу DELETE.

Если вы используете учетную запись Exchange в режиме кэширования Exchange, только выбранная папка будет очищена из локального OST-файла. Элементы на сервере будут скачаны в OST-файл при следующей синхронизации, если папка выделена в разделе Параметры папки в параметрах отправки и получения для учетной записи электронной почты сервера Exchange.

При использовании режима кэширования Exchange Избранные папки не синхронизируются по умолчанию. Если вы решите синхронизировать общедоступные папки, размер файла автономных папок (OST) может значительно возрасти.

2007 оказалась очень и очень достойной.

Итак, начнем.

Почтовый ящик стал слишком велик?

Захламление почтового ящика может привести к проблемам. Как показано на рисунке, некоторые поставщики услуг электронной почты или системные администраторы запрещают отправлять либо принимать электронную почту по достижении почтовым ящиком определенного размера. Вы можете получить, а можете и не получить уведомление об этом.

Если это уже произошло (или вскоре произойдет), значит, настало время сократить размер почтового ящика. Даже если вы не получаете предупреждений, избавление от ненужных сообщений повышает эффективность работы с более важными данными. Например, из-за большого количества сообщений в почтовом ящике поиск необходимых данных может оказаться затруднительным.

Что означает слишком большой размер почтового ящика?

Почтовый ящик состоит из папок. Размер почтового ящика зависит от содержимого папок.

Как показано на рисунке, почтовый ящик состоит из папок. Размер почтового ящика зависит от размера и количества сообщений в папках. При отправке и получении сообщений, назначении встреч, добавлении контактов и создании задач эти папки заполняются; соответственно, почтовый ящик тоже заполняется.

При хранении сообщений на сервере ограничения размера почтового ящика обычно устанавливает системный администратор. (Не расстраивайтесь, если вы точно не знаете, где хранится ваша электронная почта. В конце этого занятия вы узнаете, как это выяснить на практике.) Ограничения размера могут меняться в широких пределах: от 1 МБ до 2 ГБ и более. Чтобы узнать конкретные ограничения для вашего почтового ящика, необходимо провести небольшое исследование. Эти сведения можно получить на веб-узле поставщика услуг электронной почты либо у системного администратора, сотрудников ИТ-отдела или поставщика услуг Интернета.

Когда размер почтового ящика достигает верхнего предела, администратор может ограничить функциональные возможности почты: например, при 90 МБ вы получите предупреждение, при 100 МБ вам будет запрещено отправлять сообщения, а по достижении 110 МБ - получать сообщения.

В приложении также установлен предельный размер почтового ящика, равный 20 гигабайт (ГБ), что для электронной почты очень много. Если почтовый ящик достигнет такого размера, приложение запретит принимать в этот ящик данные. Решение? Время сделать уборку.

Просмотр размера почтового ящика

Диалоговое окно Размер папки .

Чтобы быстро узнать размер почтового ящика, выведите в области переходов список папок и щелкните под списком папок пункт Размеры папок . Поскольку размер выводится по папкам, диалоговое окно Размер папки удобно для определения общего размера почтового ящика, а также для определения размера отдельных папок.

Обратите внимание, что размер указан в килобайтах (КБ). Что делать, если системный администратор говорит о размере в мегабайтах? К счастью, соотношение между килобайтами, мегабайтами и гигабайтами простое: в одном мегабайте 1024 килобайта, а в одном гигабайте 1024 мегабайта. Если вам сложно запомнить соотношение между килобайтами, мегабайтами и гигабайтами, не беспокойтесь. Сведения для преобразования одних единиц в другие приведены в кратком справочнике в конце курса.

Сообщения могут переполнить почтовый ящик

Сообщения имеют различный размер. Сообщения с вложениями имеют наибольший размер.

Ранее уже упоминалось, что размер почтового ящика определяется размерами его папок. Логично предположить, что размер папки зависит от размера хранящихся в ней сообщений (а также встреч в календаре, контактных данных, заметок и т. д.). Размер сообщения увеличивается при использовании определенных атрибутов, например изысканного форматирования, изображений и вложений.

Средний размер сообщений меняется в широких пределах для разных организаций и пользователей. По самой грубой оценке, средний размер сообщения составляет приблизительно 30 КБ. Как и для почтового ящика, ограничения на размер сообщения устанавливает системный администратор на уровне сервера. Следовательно, изменить эти ограничения в Outlook их нельзя.

Теперь, когда вы знаете о причинах увеличения размера почтового ящика, давайте рассмотрим, как его уменьшить.

Поиск сообщений большого размера

Чтобы просмотреть анимированный пример сортировки сообщений по размеру в табличном представлении, нажмите кнопку Воспроизвести .

Если необходимо сократить общий размер почтового ящика или определенной папки в почтовом ящике, один из способов заключается в том, чтобы прочитать сообщения, ответить на них, а затем сохранить их в файле или удалить в зависимости от размера. Для этого можно воспользоваться возможностью отслеживать в приложении Outlook размер отдельных сообщений. Например, можно отсортировать сообщения таким образом, чтобы вывести их по убыванию размера. Если необходимо знать точный размер каждого большого сообщения в почтовом ящике, необходимо переключиться на табличное представление.

Чтобы просмотреть анимированный пример сортировки сообщений по размеру и вывода размера сообщений в табличном представлении, нажмите кнопку Воспроизвести .

После того как найдены большие сообщения, необходимо принять решение о том, следует ли их сохранить (с учетом размера). Не знаете, что можно сделать кроме удаления? В ходе этого курса вы узнаете о возможных вариантах действий, а в следующем эти варианты будут рассмотрены более подробно.

Сохранение вложений отдельно от сообщения электронной почты

Сохранить вложения в меню кнопки Microsoft Office .

При просмотре сообщений вы заметите, что зачастую больший размер имеют сообщения с вложениями. Если вам не нужно хранить вложения в почтовом ящике, не храните. Вместо этого при чтении сообщений нажмите кнопку Microsoft Office , выберите команду Сохранить вложения и сохраните вложения в удобном месте на жестком диске. (Кнопка Microsoft Office появляется при открытии окна сообщения.)

После сохранения вложения сообщение можно удалить (если оно больше не нужно).

Совет. Перед сохранением вложений на жестком диске выберите местоположение, которое впоследствии можно будет легко вспомнить. Например, если в сообщение вложена фотография, ее можно сохранить в папке Рисунки или Мои рисунки . Кроме того, при сохранении вложения присвойте ему имя, которое впоследствии позволит вспомнить его содержимое и контекст, в котором оно использовалось.

Сообщение перестало быть актуальным или полезным? Переместите его в хранилище на собственном компьютере

Может показаться, что электронная почта находится на вашем компьютере, поскольку именно там вы ее просматриваете. Однако зачастую почта хранится на почтовом сервере до тех пор, пока вы не переместите ее в папку на своем компьютере.

Пример: при использовании интернет-службы электронной почты (например, Windows Live Hotmail) или сервера Microsoft Exchange Server (как во многих крупных организациях) электронная почта скорее всего хранится на сервере. В этом случае один из способов сократить размер почтового ящика заключается в перемещении сообщений в папку на локальном компьютере. Это выполняется, например, при архивации сообщений с помощью функции автоархивации.

Остались о механизме работы хранилища? Не волнуйтесь, далее в курсе будет подробно рассказано о хранении сообщений в папках на локальном компьютере.

Очистка папки «Удаленные»

Мы только что рассмотрели, как перемещать сообщения в папки на локальном компьютере. Другой способ вывода электронной почты из почтового ящика заключается в ее удалении и последующей очистке папки Удаленные .

Каждый раз при удалении сообщения электронной почты оно помещается в папку Удаленные , которая обычно находится на сервере, а не на локальном компьютере. Эта папка быстро увеличивается в размере, поэтому ее необходимо очищать. Поскольку в первую очередь вы, вероятно, собираетесь избавиться от удаленных сообщений, их окончательное удаление является безопасным способом сокращения размера почтового ящика.

Можно указать время и способ очистки папки Удаленные : автоматически каждый раз при выходе из приложения Outlook либо вручную в любое удобное время. На рисунке показано, где именно в приложении Outlook выполняется очистка.

Автоматическая очистка. Выберите в меню Сервис главного окна Outlook пункт Параметры . На вкладке Дополнительно установите флажок Очищать папку «Удаленные» при выходе . После этого об очистке почтового ящика можно забыть.

Очистка вручную. Если вы предпочитаете контролировать удаление элементов из папки Удаленные , очистить эту папку можно в любой момент щелчком правой кнопки мыши.

Защититесь от нежелательной почты

Один из способов борьбы с нежелательной почтой заключается в предотвращении ее получения. Ниже приведены полезные советы о том, как это сделать.

Используйте фильтр нежелательной почты и отправляйте нежелательные сообщения туда, где им самое место - в папку «Нежелательная почта».
Не отвечайте на нежелательные сообщения или письма-рассылки.
Дважды подумайте перед тем, как щелкнуть в сообщении электронной почты ссылку типа «Щелкните здесь, чтобы удалить ваш адрес из списка рассылки».Отвечая на эти сообщения или щелкая ссылки, вы даете отправителю знать, что ваш адрес электронной почты активен, поощряя таким образом дальнейшую рассылку нежелательной почты.

Так как нежелательная почта и прочие незапрошенные сообщения (известные также как «спам») доставляют все больше неприятностей, в Outlook имеется ряд средств, предназначенных специально для борьбы с этим явлением.

Вы используете RSS? Выберите необходимые каналы

Технология RSS (Really Simple Syndication) - это прекрасный способ доставки новостей и данных непосредственно в Outlook. Сообщения, принимаемые по технологии RSS, как правило, помещаются в папку «RSS-каналы» почтового ящика. Если вы подписаны на каналы, которые создают большой объем трафика, то заметите, что вскоре почтовый ящик переполнится.