Импорт и экспорт данных в access. Экспорт, импорт и присоединение базы данных в Access

Перенос таблиц Excel в СУБД Access осуществляется при помощи интерфейса последней в несколько простых шагов:

1. Откройте либо создайте новую базу данных.

2. На вкладке «Внешние данные» в группе «Импорт и связи» нажмите на иконку «Excel»

3. Перед Вами появиться окно, где необходимо выбрать сам файл источника и способ его импортирования:

Перенос данных из источника в новую таблицу базы данных;
Если в базе уже имеются таблицы, то можно добавить импортируемые данные к уже существующим;
Импорт с сохранением связи с источником. Этот способ позволяем моментально обновлять таблицы в БД при их изменении в файле источника, но не наоборот.

Для примера используем первый вариант.

4. Далее следует указать диапазон, в котором находится требуемая информация. Это может быть лист либо именованный диапазон. Начиная с данного этапа, если Вас все устраивает, процесс можно закончить, подтвердив нажатием на кнопку «Готово».

5. Следующие 2 шага определяют заголовки будущей таблицы:

6. На завершающих шагах Вам будет предложено определить уникальный идентификатор (ключ) для каждой записи и дать таблице имя. Рекомендуем всегда создавать ключ, если таблица не содержит полей, которые его могли бы заменить (паспортные данные, регистрационный номер и т.п.).

Импорт таблицы из Excel в Access завершен.
Если планируется частый перенос одних и тех же таблиц, то система предлагаем возможность сохранить весь процесс для повтора.

< Назад
Вперёд >

Если материалы office-menu.ru Вам помогли, то поддержите, пожалуйста, проект, чтобы мы могли развивать его дальше.

Данные можно экспортировать в целый ряд поддерживаемых баз данных, программ и форматов файлов. Большинство объектов базы данных из базы данных MS Access можно экспортировать в другую базу данных MS Access.

Нельзя экспортировать схемы базы данных. При экспорте данных можно экспортировать главную таблицу и все связанные таблицы. При экспорте в другую базу данных одновременно можно экспортировать только один объект. Если необходимо экспортировать в базу данных несколько объектов, можно выполнить им-

Рис. 4.12.1. Диалоговое окно «Экспорт объекта»

порт этих объектов, открыв базу данных, в которую необходимо экспортировать объекты.

Для экспорта объекта нужно выбрать пункт меню «Файл» -> «Экспорт». Откроется окно, представленное нарис. 4.12.1. В поле «Тип файла» выбираем приложение, в которое экспортируется объект, и нажимаем на кнопку «Экспорт».

Существуют три способа использования данных MS Access с текстовыми процессорами.

В базе данных MS Access можно с помощью мастера составных документов MS Word создать составной документ в MS Word, связанный с данными MSAccess. После создания связи можно в любое время открыть документ в MS Word для печати нового пакета документов на бланке или наклеек с использованием текущих данных MS Access.

Для любой версии MS Word допускается экспорт данных MS Access в файл источника данных для слияния, который может быть использован средством слияния MS Word.

Выходные данные таблицы, формы или отчета можно сохранять в виде файлов формата RTF (.rtf) или текстового формата (.txt). Файлы в формате RTF сохраняют форматирование, такое, как шрифты и стили, и могут быть открыты в MS Word и других текстовых процессорах и издательских программах для MS Windows.

Также существуют различные возможности использования данных MS Access с MS Excel или другими редакторами электронных таблиц.

Таблицы можно экспортировать в MS Excel или другие программы электронных таблиц в виде неформатированных данных.

Выходные данные таблиц, форм или отчетов можно сохранить непосредственно в виде файла (.xls) или листа Excel. В этом способе лучше всего сохраняются элементы форматирования, такие, как шрифты и цвета. Уровни группировки отчета сохраняются как уровни структуры MS Excel, а форма как таблица данных.

Профессиональные пользователи могут создать макрос или процедуру VBA, для того чтобы сделать более удобным частое выполнение операций экспорта объектов базы данных.

Еще по теме ЭКСПОРТ ИНФОРМАЦИИ ИЗ ACCESS:

Особенности бухгалтерского учета продажи товаров (работ, услуг) по экспорту: виды экспорта товаров (работ, услуг), формы расчетов, формирование таможенной стоимости, документальное оформление и отражение в учете у производителя и посредника.
Информация аудиторов руководству проверяемого субъекта о результатах аудита: цель информации и ее содержание.
СВОЙСТВА ИНФОРМАЦИИ. ФОРМЫ И ВИДЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ
Приложение 3. Кодификаторы информации для заполнения «Ведомости выявленных дефектов при контроле обрабатываемой информации»

Пользователям офисных приложений часто приходится обрабатывать информацию из различных источников, а значит, постоянно сталкиваться с необходимостью импорта и экспорта данных. При этом необходимо заботиться, чтобы перенос данных из одного формата в другой выполнялся без ошибок и потерь важной информации.

В статье рассматривается взаимный обмен данными между основными приложениями Microsoft Office: Word, Excel и Access, а также операции экспорта/импорта в формат HTML.

При работе с данными информацию удобнее всего хранить и обрабатывать в табличном виде. Работать с таблицами позволяют практически все основные приложения Microsoft Office 2000:

в текстовом редакторе Word наилучшим образом можно оформить таблицы для печати;
в электронных таблицах Excel удобно проводить анализ данных и результатов расчетов как в табличной форме, так и с помощью диаграмм;
наконец, в базах данных Access можно максимально эффективно обрабатывать большие объемы табличных данных.

Каждое офисное приложение имеет свои «фирменные» возможности, поэтому для эффективной работы с документами и информацией в одной программе лучше перепоручить выполнение отдельных задач другому приложению. Например, табличные расчеты легко и удобно произвести в Excel, однако создать красиво отформатированную таблицу для печати лучше в Word. А значит, нам потребуется импортировать данные из Excel в Word.

Использование буфера обмена

Самый простой способ переноса данных из одной офисной программы в другую - воспользоваться буфером обмена.

Чтобы поместить информацию в буфер обмена, нужно выделить данные и выбрать в меню команду Правка а Копировать (или Правка а Вырезать). Все приложения Microsoft Office 2000 работают с общим буфером обмена, в который можно поместить до 12 различных фрагментов. Для просмотра содержимого буфера обмена нужно вызвать специальную панель «Буфер обмена» (меню Вид а Панели инструментов а Буфер обмена).

Для вставки произвольного фрагмента из буфера обмена нужно установить курсор в позицию вставки, а затем в панели «Буфер обмена» выбрать вставляемый фрагмент. Если же нужно вставить последний скопированный (или вырезанный) фрагмент, то можно использовать привычную команду меню Правка а Вставить или кнопку Вставить панели инструментов «Стандартная».

При вставке фрагмента из буфера обмена данные обычно помещаются в формате, позволяющем их редактировать. Так, ячейки рабочих листов Microsoft Excel и записи баз данных Microsoft Access вставляются в Word как таблицы Word, с сохранением ширины столбцов и параметров форматирования шрифта. Текст Microsoft Word, содержащий символы табуляции, будет вставлен в ячейки листа Microsoft Excel с распределением по строкам и столбцам (рис. 1). Записи из Microsoft Access вставляются на лист Microsoft Excel в виде строк, с отображением каждого поля в отдельном столбце.

Однако если программа не позволяет редактировать данные, то их нужно вставить в виде внедренного объекта, который можно редактировать в исходной программе, открыв объект двойным щелчком мыши. Например, таким образом ведет себя диаграмма, созданная в Excel, если вставить ее в документ Word. Наконец, если данные не могут быть вставлены в виде внедренного объекта (например, при копировании данных из программы, не поддерживающей механизм ОLE ), то они должны быть помещены в виде неизменяемого рисунка.

Для самостоятельного управления форматом данных, вставляемых из буфера обмена, следует вместо команды меню Правка а Вставить использовать команду Правка а Специальная вставка… В этом случае в открывшемся окне «Специальная вставка» (рис. 2) можно выбрать из списка вариант конечного результата вставки.

Например, с помощью Специальной вставки таблицу, скопированную из Excel, можно вставить в Word не только в виде отформатированной таблицы Word, но и как внедренный лист Microsoft Excel, неформатированный текст, а также в виде точечного или векторного рисунка.

Импорт текстового файла с разделителями

Если у вас все еще сохранились данные, созданные в «древних» текстовых редакторах под MS-DOS, то давно пора перенести их в Word, Excel или Access.

Файлы DOS’овских текстовых редакторов хранят только текстовую информацию, а в таблицах таких документов обычно для разделения используются символы пробелов, табуляции, символов «!», «:», «;» и др.

Чтобы произвести перенос данных, в Excel выбираем команду Файл а Открыть…, тип файла «Текстовые файлы» и нажимаем кнопку «Открыть». Запускается мастер импорта текстов (рис. 3).

На первом шаге мастера нужно указать, формат, в котором хранятся исходные данные, то есть используются ли разделители в исходном документе, а также кодировку, в которой хранится текст. Затем нужно указать символ-разделитель и дополнительную информацию о типе и формате исходных данных. В результате текст будет перекодирован и вставлен в виде таблицы в Excel.

Примерно так же работает мастер импорта текстовых файлов с разделителями в MS Access, только при его работе дополнительно можно указывать язык и кодировку исходного текста.

Кстати, для более корректного импорта текстового файла желательно заранее немного подкорректировать его содержимое, чтобы количество и местоположение разделителей в каждой строке совпадало.

Связь Excel c Access

В приложениях MS Office для обмена данными предусмотрены три типа действий: экспорт, импорт и связывание. При операциях экспорта и импорта полученный результат не связан с исходными данными, а является их копией. В свою очередь, при операции связывания данные продолжают храниться в исходном документе, а обращаться к ним можно из других связанных документов. Таким образом, связывание позволяет при работе с одним источником данных использовать возможности разных приложений.

Предположим, вы работаете с данными в Excel и хотите воспользоваться возможностями MS Access. Для этого вам потребуется установить связь с Access. В Excel в меню Сервис а Надстройки нужно включить надстройку AccessLinks (рис. 4) (возможно, для ее установки требуется дистрибутив MS Office 2000). Надстройка AccessLinks позволяет использовать формы и отчеты MS Access при работе с данными MS Excel. В меню Данные в Excel будут добавлены три команды:

Форма MS Access…;
Отчет MS Access…;
Перенести в MS Access… .

При выборе команды Данные а Форма MS Access произойдет следующее:

по выбору будет создана новая или открыта существующая БД;
в этой БД автоматически будет установлена связь с исходной таблицей Excel и запущен мастер форм Access, предлагающий создать новую форму;
выполнив все шаги мастера форм, вы получите экранную форму Access для работы с данными Excel.

Аналогично работает команда Данные а Отчет MS Access, только в результате будет создан стандартный отчет Access.

Команда Данные а Перенести в MS Access… запустит Access и выполнит экспорт данных из Excel в таблицу новой или существующей БД Access.

На рабочем листе Excel появляются кнопки для открытия формы (или отчета) в Access, а после переноса данных появляется надпись об успешном его окончании (рис. 5). С помощью этих кнопок можно повторно вызывать созданные в Access формы или отчеты, связанные с хранящимися на рабочем листе данными.

Можно достичь подобного результата, работая в MS Access с данными из электронных таблиц Excel.

Импорт и связывание данных в Access

Среди всех офисных приложений фирмы Microsoft система управления базами данных Access 2000 специально предназначена для работы с табличными данными.

В Access имеются возможности:

сохранять большие объемы данных во взаимосвязанных таблицах;
создавать сложные запросы для отбора записей (табличных строк) и выполнения вычислений по данным из нескольких таблиц;
автоматически изменять множество записей с помощью запросов действия;
и наконец, создавать собственные формы и отчеты для удобного ввода, редактирования и анализа данных.

Чтобы использовать все эти преимущества, необходимо будет перенести в Access данные из других офисных приложений.

Передать информацию в Access можно с помощью импорта или путем установки связи с источником данных.

Операция Импорт подразумевает получение извне и сохранение копии данных «приемлемого» формата. При этом связь с источником исходных данных поддерживаться не будет (то есть данные становятся «родными» для Access и «забывают» о своем предыдущем местонахождении).

Попробуем перенести данные из рабочей книги Excel в Access. Для этого в меню Файл выберем команду Внешние данные а Импорт.

В открывшемся диалоговом окне «Импорт» выберем тип файлов «Microsoft Excel», укажем исходный файл Excel и нажмем кнопку Импорт. После этого начнет работу мастер, который позволяет импортировать в Access содержимое выбранного рабочего листа или именованного диапазона ячеек (рис. 6).

Импорт именованного диапазона может потребоваться в случае, если на одном рабочем листе размещено несколько таблиц или наряду с табличными данными есть и другие объекты (надписи, рисунки или диаграммы). Каждому из таких диапазонов можно присвоить имя. Для это необходимо выделить диапазон ячеек, в котором размещены данные табличного вида, а затем в окошке «Имя» (в самом начале строки формул) ввести название диапазона и нажать Enter (рис. 7).

Из книги Excel можно импортировать в таблицу Access отобранные столбцы из указанного диапазона или рабочего листа. Тип данных, хранящихся в полях (столбцах) значений, распознается по содержимому нескольких первых записей (строк), поэтому после импорта часто требуется его корректировка.

Иногда бывает удобно работать с одними и теми же данными одновременно то из Excel, то из Access (то есть редактировать и добавлять данные в таблицу как при работе в Excel, так и при обработке информации в базе данных MS Access). В этом случае нужно в базе данных Access создать Связи с таблицами Excel.

Для установки связи базы данных с внешней таблицей необходимо выполнить команду меню Файл а Внешние данные а Связь с таблицами. Запустится мастер установки связи, шаги которого аналогичны действиям мастера импорта. В результате будет установлена динамическая связь с данными из Excel, а в списке таблиц в окне базы данных Access появится новая таблица, помеченная специальной пиктограммой в виде стрелочки, которая обозначает, что данная таблица является связанной (рис. 8).

После установки связи данные, хранящиеся в связанной таблице, можно обрабатывать как в Excel, так и в базе данных Access.

Если в дальнейшем файл - источник данных будет переименован или перемещен в другую папку, то связь будет нарушена. Для восстановления связи нужно будет указать новое местоположение исходного файла с помощью команды меню Сервис а Служебные программы а Диспетчер связанных таблиц.

Аналогичным образом производится импорт и связывание данных из одной базы данных MS Access в другую.

Экспорт данных из Access в Word и Excel

Как бы ни была удобна и производительна обработка данных в базах данных Access, все-таки его «выразительные» средства подчас беднее, чем у Excel или Word (Access сложнее и в нем меньше возможностей оформления). Например, в Excel можно более наглядно (главное - в привычной для пользователя форме) представить информацию в табличном виде и намного проще создавать и изменять диаграммы.

В меню Сервис а Связи с Office находятся три команды экспорта данных из Access в Word и Excel:

Анализ в MS Excel;
Публикации в MS Word;
Слияние с MS Word.

Чтобы отправить данные из Access в Excel, в окне базы данных Microsoft Access необходимо выбрать таблицу, запрос, форму или отчет, а затем выполнить команду меню Сервис а Связи с Office а Анализ в MS Excel (рис. 9). Microsoft Access сохранит таблицу, запрос, форму или отчет в виде книги Microsoft Excel (.xls) и откроет этот файл в Microsoft Excel. Файл с именем таблицы, запроса или другого объекта базы данных сохраняется в текущем рабочем каталоге (по умолчанию «C:\Мои документы»).

Экспорт документов в HTML-формат

Сегодня для многих стало необходимым размещать данные в сети Internet.

Чтобы быстро подготовить информацию из офисных программ для публикации в Web, не нужно знать тэги языка HTML - достаточно просто сохранить ее в формате гипертекстового документа. Для этой цели в Word и Excel добавлена специальная команда меню Файл а Сохранить как Web-страницу.

После выполнения этой команды откроется окно «Сохранение документа», в котором можно изменить заголовок документа (кнопка «Изменить»), а также параметры HTML-документа (кнопка «Сервис» а Параметры Web-документа) (рис.10). Затем нажмите кнопку «Сохранить», и вы получите готовую Web-страничку.

При сохранении документа в формате HTML неизбежно утрачиваются некоторые элементы форматирования, поэтому, прежде чем выполнять экспорт, воспользуйтесь командой Файл а Предварительный просмотр Web-документа для оценки результата.

Полученный в результате Web-документ можно будет разместить в сети Internet и просматривать с помощью программ-браузеров. Результат, конечно, далек от совершенства (особенно громоздкий HTML-код), однако простота и скорость создания такой Web-странички налицо.

Резюме

Перенос информации из одного офисного приложения в другое позволяет наиболее эффективно работать с данными. Обмен данными можно организовать, используя буфер обмена, а также операции импорта и экспорта. А для работы с общими данными из разных приложений удобно организовать связь с источником данных. Надеемся, что необходимость переноса данных в MS Office 2000 не станет для вас большой проблемой.

КомпьютерПресс 7"2001

Access предоставляет широкие возможности пользователям по переносу уже существующих баз данных в среду MS Access. К примеру, если вы вели обработку информации в MS Excel, эксплуатировали базы в средах dBase, Paradox или FoxPro, или же просто хранили свои данные в текстовых файлах, и решили воспользоваться возможностями MS Access, - вам не составит труда перенести свои данные в эту среду.

С таким же успехом вы можете экспортировать свои данные из таблиц Access в большинство существующих сред обработки данных. Более того, в Access заложен аппарат поддержки миграции данных в еще не существующие среды, используя механизм ODBC. Т.е. с появлением новой, с более широким спектром возможностей СУБД, вы не будете привязаны к Access необходимостью заново вводить данные под новый формат базы.

Если эта база будет содержать драйвер ODBC, вы просто экспортируете свои данные в другую среду. Сейчас многие производители ПО для хранения и обработки данных внедряют в свои приложения поддержку ODBC, и ваше Access - приложение уже сейчас может обмениваться информацией как с такими СУБД как Oracle, SQL-Base, Sybase, Paradox, FoxPro, Btrieve, DB2 и т.д., так и с будущими.

Пример решения

1. Импорт данных

Access поддерживает две возможности использования данных других баз - импорт и присоединение.
Импорт подразумевает полную конвертацию существующей таблицы из другой среды в формат MS Access. Все модификации импортированной таблицы автоматически не переносятся в импортированную вами таблицу. Т.е. импортировать данные имеет смысл в тех случаях, если вы:

полностью переходите на работу с Access и переносите все свои данные в эту среду, не обращаясь к старому приложению;
используете информацию, редко модифицируемую пользователем: словари, справочники и т.д.;
добиваетесь максимальной производительности по обработке данных в смешанных средах (совместного использования данных одновременно несколькими средами БД), т.к. Access быстрее работает со своими форматами в своей среде.

В предыдущих лабораторных работах мы уже создали проект базы данных STUD, поэтому нам остается только заполнить созданные таблицы данными.

1.1. Импорт таблиц баз данных

Импортируем данные таблицы Access "Преподаватели" из базы STUD_1.mdb, содержащую информацию о преподавателях, в одноименную таблицу Access.

Откроем базу данных STUD и активизируем окно базы данных. Для активизации окна импорта в меню “Файл” выбирем “Внешние данные ” > “Импорт” или щелкнем по кнопке “импорт ” на панели инструментов.

ACCESS выведет диалоговое окно “Импорт”. Найдем файл STUD_1.mdb базы и щеленем по кнопке “Импорт”.

В следующем окне “Импорт объектов ” выбирем для импорта объкт и щелкнуть по кнопке “OK”

Примечание : (для версии ACCESS 2.0)
Откроем базу данных STUD и активизируем окно базы данных. Для активизации окна импорта в меню "File" выполним команду "Import" или щелкнем по кнопке "Import" на панели инструментов.
В появившемся диалоговом окне в списке форматов выберем "Microsoft Access" и щелкнем по кнопке "Ок".
Access выведет диалоговое окно выбора файла. Найдем файл "STUD_1.mdb" базы и щелкнем по кнопке "Ок". Если искомый файл находится на сетевом сервере, то его путь указывается через кнопку "Network..", где нужно указать сетевое устройство и путь к базе.
В следующем окне определения объекта для импорта выберем в списке "Object Type" пункт "Tables" и в списке выбора "Objecs in STUD_1.MDB" щелкнем на таблице "Преподаватели", справа выберем переключатель "Structure and Data", после чего нажмем кнопку "Import".Появится окно с информацией о завершении импорта. После нажатия "Ок" мы вернемся в окно "Import objects", где нажмем кнопку "Close".

Если импорт выполнен успешно, то вернувшись в окно базы данных мы увидим описание новой таблицы "Преподаватели1".
Для переноса данных в существующую таблицу "Преподаватели" активизируем щелчком мыши таблицу "Преподаватели1" (описание таблицы выведется на синем фоне), выполним команду “Копировать”("Copy") меню “Правка” ("Edit") для переноса содержимого таблицы в буфер, а затем команду “Вставить” ("Paste") в том-же меню.

Появится окно “Вставка таблицы” ("Paste Table As"), где в поле “Имя таблицы” ("Table Name") введем имя "Преподаватели", и в поле выбора “Параметры вставки” ("Paste Options") выберем “Добавление данных в таблицу” ("Append Data to Existing Table"), добавляющий данные в существующую таблицу. Предыдущие пункты позволяют копировать только структуру таблицы, или структуру с данными.
Теперь таблица "Преподаватели" содержит данные, импортированные из другой базы Access. Удалим таблицу "Преподаватели1" любым из рассмотренных ранее способов.
Подобным образом производится импорт данных из баз данных FoxPro, dBase, Paradox и Btrieve. ".

1.2. Импорт данных из электронной таблицы Excel

MS Access поддерживает импорт/экспорт данных с электронными таблицами Lotus 1-2-3 и MS Access. Можно импортировать как таблицы целиком, так и их отдельные фрагменты.

При импорте электронных таблиц можно либо дописать данные в уже существующую таблицу, либо сформировать новую. В первом случае необходимо либо сформировать имена столбцов эл. таблицы, идентичные именам полей таблицы Access, или расположить столбцы эл. таблицы в той же последовательности, что и поля таблицы БД, в которую импортируются данные.
Если мы будем создавать на импортируемых данных новую таблицу, то желательно ввести имена столбцов в первую строку импортируемой электронной таблицы, в противном случае Access назначит в качестве полей последовательные числа, начиная с 1 (их потом можно будет изменить, открыв таблицу в режиме конструктора).

Тип данных для полей новой таблицы Access определяет на основе значений первой импортируемой строки данных. Так,
- символьные данные переносятся в текстовые поля длинной 255 символов;
- числовые – в “Числовой”(” Numeric”)с размером 8 байт и "с плавающей точкой";
- числовые данные в денежном формате - в тип “Денежный”("Currency");
- значения даты и времени - в тип “Дата/Время”("Date/Time").

Некоторые типы могут быть неправильно интерпретированы Access, поэтому имеет смысл, вставить в начало электронной таблицы "фиктивную" строку, однозначно идентифицирующую тип данных, который необходимо установить для поля таблицы БД. После окончания импорта эту строку, как и строку с названиями полей, можно будет удалить.

Выполним импорт данных в таблицу БД "Студенты" из электронной таблицы Excel "Student".
Находясь в окне базы данных STUD, выполним команду "Внешние данные" >”Импорт” в меню "Файл".
Открывшееся окно "Импорт" содержит список приложений, поддерживаемых Access для импорта. Выберем строку "Excel" и щелкнем по кнопке "Ок".

Access откроет диалоговое окно "Выбор файла". Выберем файл "Student.xls" и нажмем кнопку "Импорт".
В открывшемся окне "Параметры импорта" сбросим флажок "Firs row contains field names", позволяющий использовать первую строку эл.таблиц как имена полей таблицы БД (т.к. таблица "Студенты" уже содержит описания полей).
Выберем переключатель "Append to existing table", для добавления данных в уже существующую таблицу, и выберем в списке справа от переключателя имя таблицы - "Студенты".

Если необходимо импортировать не всю эл. таблицу, а только ее часть, то в этом же окне можно установить диапазон импортируемых ячеек: в поле "Range" вводится диапазон (например "A1:D15" или "A1..D15").
Для запуска процедуры импорта нажмем кнопку "Ок".

После окончания импорта в появившемся окне с информацией о замеченных ошибках (или их отсутствием) нажмем кнопку "Ок". Access вернет нас в окно "Выбор файла" для выбора следующей эл. таблицы для импорта. Выберем кнопку "Закрыть".
В окне "Ошибки импорта" можно просмотреть все поля, которые Access не смог корректно преобразовать. После анализа ошибок их можно исправить, либо вручную перебив пропущенные значения, либо изменив описания полей в режиме конструктора таблиц, После исправления ошибок (если такие Access обнаружит), откроем таблицу "Студенты" и проверим правильность переноса данных.
Подобным образом производится и импорт данных из электронной таблицы Lotus 1-2-3.

1.3. Импорт текстовых файлов

В таблицы Access можно переносить данные и из текстовых файлов. Поля в таких файлах могут быть разделены несколькими способами, но большинство из них можно преобразовать в формат таблиц Access не внося изменений в сам текстовый файл.
При использовании же описания спецификации файлов (спроса хранения в них полей) позволяет Access корректно интерпретировать почти любые типы представления данных в текстовом формате.

Access может импортировать текстовые файлы, в которых поля располагаются в фиксированных позициях внутри каждой записи файла (т.н. форматированный текст). Необходимо лишь указать положение каждого поля внутри строки, и его длину.
Импортируем данные о результатах из текстового файла с полями фиксированной ширины в таблицу "Результаты".
Находясь в окне базы данных STUD выполняем команду "Внешние данные" .> “Импорт” в меню "Файл" и в диалоговом окне списка форматов выберем “Текст Фиксированная длинна". Щелкнем по кнопке "Ок".

Выберем текстовый файл в появившемся появившемся окне выбора файлов и щелкнем по кнопке "Импорт". Access выведет диалоговое окно "Импорт текста". В пункте (Выберете формат, описывающий поля наилучшим образом) выбрать один из пунктов, который вам подходит:

с разделителями- поля разделяются запятыми или табуляцией;
фиксированная ширина полей- интервалы заполнены пробелами;)

в существующую таблицу;
новую таблицу;

Если мы импортируем данные в новую таблицу, выберем ‘”Дополнительно” и определим:
имени поля - (Field Name);
типе данных - (Datatype).

Нажмем “Готово”. В пункте “Импортировать в таблицу” указать имя таблицы.
После этого Access откроет диалоговое окно с сообщением о результатах выполнения импорта. При возникновении ошибки проверим установленные значения в настройках, а если импорт прошел успешно - выберем "Ок" .
Также Access позволяет импортировать текстовые файлы с разделителями, в которых поля отделяются друг от друга символами запятой, табуляции или пробела.

Для импорта или экспорта необходимо лишь указать Access, какой из данных символов разделяет поля данных, и какой символ является ограничителем текста (если данный текст содержит символы запятой или пробела). Ограничителями текста обычно являются кавычки или апостроф, причем можно использовать для любого файла только один тип ограничителей.
Импортируем из текстового файла stud.txt данные для таблицы "Студенты".

Выйдя в окно БД и щелкнув по корешку "Таблицы", мы можем увидеть созданную таблицу "Студенты", содержащую информацию о студентах 1 курса.
После выполнения импорта из любых форматов может потребоваться некоторая модификация описания таблиц БД. Так, под текстовые поля Access выделяет поля максимально поддерживаемой длинны 255 байт, что не всегда является необходимым. В конструкторе таблиц эту длину можно уменьшить до требуемой. То же самое относится и к полям типа "Числовой" - не всегда есть необходимость в выделяемых 8 разрядах.
Возможно, придется произвести преобразования некоторых типов данных. Но нужно всегда учитывать ограничения, накладываемые на эти преобразования.

2. Экспорт данных

Действия по экспорту объектов баз данных Access очень похож на действия по импорту. Рассмотрим общий алгоритм при выполнении процедуры экспорта:

1. Открывается требуемая база и вызывается окно базы данных.
2. Выполняется команда "Экспорт" меню "Файл".
3. В списке форматов выбирается, требуемый и нажимается "Ок".
4. В открывшемся диалоговом окне "Выбор объекта MS Access" выбираем тип объекта, а затем и сам объект для экспорта. Для таблиц можно экспортировать только структуру (определение таблиц) или структуру и данные. Объектами экспорта также могут являться запросы к БД. После выбора объекта нажимаем кнопку "Ок".
5. В открывшемся окне выбираем путь файла, в который будем экспортировать объект (при экспорте в другую базу MS Access после этого появится окно для ввода имени объекта в базе данных - получателе);

После нажатия кнопки "Ок" начнется процедура экспорта, результат которой можно проверить после ее завершения.

Некоторые приложения, в которые возможен экспорт данных MS Access, не поддерживают 64-разрядные имена полей. При переносе эти имена будут усекаться, что может привести к их дублированию. Рекомендуется или в конструкторе таблиц убедиться, что имена полей после урезания не будут повторяться; или же копировать таблицу, переименовать поля в копии, и экспортировать эту копию в другое приложение.

Самостоятельно экспортируйте таблицу "Студенты" в формат Excel, а "Преподаватели" в формат Paradox.
Экспорт в текстовый файл полностью аналогичен импорту: производится настройка спецификации экспорта (либо с разделителями, либо с фиксированной длинной поля), затем запускается процедура экспорта.
Выполните экспорт таблицы "Результаты”. Затем откройте в редакторе "Write" (в Windows в группе "Аксессуары") полученный файл и выведите его на принтер в качестве отчета по лабораторной работе.
Access также содержит Мастер по слиянию с MS Word. Он позволяет внедрить данные из базы Access в документы, созданные в редакторе Word.

Открывается требуемая база, выбираем таблицу или запрос для слияния и щелкаем по кнопке "Слияние с MS Word" панели инструментов. В диалоговом окне выбирается работа с существующим или создаваемым документом. Выбираем требуемый вариант, и нажимаем кнопку "Ок". Мастер запускает Word и устанавливает связь между документами. Далее внедренные объекты можно обрабатывать средствами текстового редактора.

3. Присоединение внешних данных

Присоединение обозначает обработку средой Access данных других приложений в их формате. Данные при этом могут находиться как на вашем компьютере, так и в сети. При каждом обращении к таким данным Access переводит их в свой формат, обрабатывает, и результаты обработки снова конвертирует в чужой формат, и записывает на место.
При этом эффективность обработки данных резко падает, особенно если эти данные находятся в сети и используются несколькими пользователями. Но, с другой стороны, у присоединения тоже есть свои достоинства:
- можно поддерживать массивы данных размерами больше макси-
мально допустимого Access предела в 1Гб;
- если данные этого файла часто изменяются пользователем;

Пpи пеpеносе данных из другой среды, MS Access копирует только данные таблиц, не включая информацию об индексах, ключах и связях между таблицами, поэтому после переноса данных приходится еще до описывать проект.
Присоединение данных из других баз также является простой процедурой: кнопкой "Связь" на панели инструментов или при помощи команды "Внешние данные" >> “Связь” меню "Файл" вызовем окно присоединения, в котором выбираем тип источника данных. Источниками для присоединения могут являться файлы FoxPro, Paradox, dBase, или таблицы из другой базы Access.
После выбора источника и нажатия кнопки "Ок" появиться окно выбора файла, в котором после выбора требуемого нажимаем кнопку "Связь". После этого для таблиц Paradox появится сообщение о результатах присоединения, а для таблиц FoxPro и dBase Access потребует ввести имена индексных файлов, после чего выдает то же информационное окно.

3.1. Присоединение таблицы Результаты из БД филиала

База "Fil_1.MDB" содержит данные о результатах, прошедших семестров. Для присоединения этих данных для обработки в меню "Файл" выполним команду "Внешние данные" >> “Связь” (или щелкнув по одноименной кнопке на панели инструментов).
Появится окно для ввода типа источника данных, в котором выберем "Microsoft Access" и нажмем кнопку "Ok". В открывшемся окне выбора файла найдем базу "Fil_1.MDB" и вызовем ее описание, нажав кнопку "Ok". Следующее окно выводит описания всех таблиц базы филиала. Выберем таблицу "Результаты" и нажмем кнопку "Связь".

После возвращения в окно базы данных мы увидим новую строку с описанием присоединенной таблицы "Результаты1" (поскольку таблица "Результаты" в проекте уже присутствует). Слева от названия таблицы стоит знак "=>", указывающий на то, что данная таблица была присоединена.

Интеграция Access 2010 с другими приложениями осуществляется с помощью вкладки Внешние данные ленты . Здесь присутствуют области Импорт и Экспорт . Обмен информацией осуществляется с БД Access, электронными таблицами Excel, текстовыми и XML-файлами, возможен экспорт в PDF и XPS, отправка по электронной почте. При щелчке на кнопке Дополнительно появляется выпадающее меню, позволяющее работать с форматами HTML, dBASE, распределенными базами данных, а также с источниками данных ODBC.

Для экспорта в офисные форматы Word и Excel щелкаем на соответствующей кнопке на меню и указываем местонахождение будущего файла. Вариант окна для экспорта в электронные таблицы MS Excel представлен на рис. 1. На втором шаге экспорта имеется возможность сохранить текущий экспорт для последующего выполнения этой операции. Сохраненная операция вызывается пиктограммой Сохраненные операции экспорта . Аналогично можно поступать и с операциями импорта. Установив соответствующий флажок, можно инициировать открытие электронной таблицы непосредственно после экспорта. Экспорт в другие форматы выполняется аналогично и никаких затруднений не вызывает.

Импорт из всех файлов внешних по отношению к Access форматов выполняется только потаблично, то есть каждая таблица должна быть импортирована (и экспортирована) отдельно. Исключение составляют только базы данных самого Access — в этом случае можно указать сразу все таблицы, которые необходимо импортировать.

Рассмотрим пример импорта файлов формата XLS. Щелкнув на соответствующей пиктограмме области Импортировать и связать (рис. 2), мы увидим окно, аналогичное изображенному на рис. 1.

Файл можно выбрать для импорта, для добавления данных в существующую таблицу, а также для связывания таблицы, как внешней. В последнем случае набор действий с таблицей ограничен. В частности, изменение данных связанной таблицы из Access невозможно. Выбрав файл и щелкнув на кнопке ОК, расположенной справа внизу, увидим диалоговое окно, в котором можно уточнить область импорта листы рабочей книги.
(листы) или именованные диапазоны.

В MS Excel любому списку может быть присвоено имя. Для этого достаточно выделить список и записать его имя в поле имен, которое расположено в левом конце строки формул. Такой список будет восприниматься как именованный диапазон и может быть импортирован в MS Access как отдельная таблица.

Ход дальнейшего импорта не зависит от того, что импортируется - диапазон или рабочий лист. В нижней части окна представлен макет будущей таблицы базы данных. Выбрав объект и щелкнув на кнопке Далее, перейдите в окно, в котором можно задать заголовки полей. Если первая строка списка действительно содержит заголовки, установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов и щелкните на кнопке Далее.

Иногда на этом этапе появляется сообщение о неполном соответствии первой строки строке имей. Это означает, что в первой строке что-то не так — отсутствует запись, поле имеет не текстовый формат и т. п. Может быть, правее или левее списка имеются какие-то данные, на которые список был автоматически расширен, и в этом случае заголовок столбца по попятной причине отсутствует. При появлении такого сообщения имеет смысл прервать импорт и просмотреть таблицу в Excel внимательнее. Впрочем, если структура таблицы и данные понятны и очевидны, можно продолжить импорт п внести все необходимые исправления уже в таблице MS Access.

Следующее диалоговое окно позволяет сохранить данные в новой или существующей таблице. Выбирая уже существующую таблицу, следует убедиться в том, что ее структура полностью соответствует структуре импортируемой таблицы. То же касается и добавления данных в существующую таблицу. Например, MS Excel «считает» формат числовых полей двойным с плавающей точкой, соответственно, все числовые поля существующей таблицы должны быть именно такого формата.

Вероятно, в общем случае правильнее импортировать таблицу как новую, подправить форматы и уже потом добавлять данные в существующую таблицу, хотя обычно Access правильно преобразует форматы.