Не рубль, не евро и даже не доллар. Время – вот главная валюта, которой всегда не хватает любому проекту. А беспорядок в хранении информации – один из главных пожирателей этой валюты.
Прямо сейчас теряют время и нервы миллионы замечательных специалистов своего дела. Одному никак не удается найти документ, которого ждет начальник или клиент. Другому – собрать для подготовки аналитического отчета файлы с фактами, разбросанными по всему компьютеру. Третьему – придумать слова оправдания перед партнером, которому по ошибке была отослана устаревшая копия договора и т.д., и т.п.
Прямо сейчас вы можете познакомиться с простыми правилами наведения и поддержания порядка в файлах и папках, которые сэкономят многие часы вашего рабочего и личного времени.
Поддержание порядка в файлах и папках – это базовый навык, без которого работа с информацией никогда не станет по-настоящему эффективной. К сожалению, этому навыку не учат ни в школе, ни в вузе, ни на работе. Те, кому очень нужно – доходят своим умом, придумывают собственные правила. Но даже если вы из их числа – возможно, вы найдете что-то полезное для себя в моей системе?
Опираясь на свой опыт пользователя ПК, специалиста по работе с информацией и тренера, в рамках я написал мини-книжку «Как навести порядок на компьютере раз и навсегда» (распространяется бесплатно). В этой книжке я объясняю, как пользователи своими руками превращают информационный поток в информационный хаос – и предлагаю три простых алгоритма, позволяющих вновь превратить хаос в порядок. И тем самым – вернуть себе полный контроль над своими проектами, сэкономить время, снизить уровень стресса, высвободить ресурсы собственной памяти.
Мини-книжка войдет как приложение в большую книгу – об управлении личными информационными потоками. Но это потом. А пока – прямо сейчас предлагаю вашему вниманию отрывок о наведении порядка на самом заметном и оживленном «перекрестке» компьютера – на его «Рабочем столе».
Шаг первый: наводим порядок на «Рабочем столе»
Знакома ли вам эта картина?
Это – типичный «Рабочий стол» типичного персонального компьютера. Его хозяин три месяца собирался с духом – и только что удалил часть файлов, смысл жизни которых был позабыт еще в прошлом веке. Теперь будет куда сбрасывать новые! 🙂
А к концу рабочего дня мой знакомый обещает выстроить оставшиеся файлы стройными рядами, чтобы не стыдно было демонстрировать компьютер постороннему взгляду. А после Нового года, честное слово, доберется и до папки «Мои документы». Там, правда, файлов в сто раз больше. Может, существует умная программа, которая все сделает сама?
Да, отвечаю я, есть программы, способные по нажатию одной кнопки удалить все файлы определенного размера, «возраста», формата и т.п.. «О, нет, так можно потерять много важной информации!» – грустнеет мой знакомый. И делится проблемами, на которые мне жаловались многие люди множество раз.
Проблемы Сергея Петровича
Назову своего знакомого Сергей Петрович Полторанин . Амбициозный и перспективный менеджер, начальник отдела растущей фирмы, слушатель программы Executive MBA.
Времени нет, говорит Сергей Петрович. Времени нет всегда. Поэтому хочется сэкономить время на мелочах. Например, когда нужно придумать имя новому файлу, Сергей Петрович называет его первым пришедшим в голову словом и кладет в папку, которая ближе лежит. Уже через пару-тройку недель он будет ломать голову: а для чего создавалась эта папка? что скрывается в этих файлах? почему на одну и ту же тему заведено несколько папок с похожими названиями, размещенных в разных местах компьютера?
Сергей Петрович в свое время проштудировал книгу «Windows для «чайников» – и прекрасно осведомлен о том, что в эту «операционку» встроена поисковая система. Но она слабо помогает. Потому что на запрос по ключевому слову система находит полторы сотни файлов – и каждый из них приходится открывать вручную, только чтобы вспомнить его содержание (терпения хватает лишь на десяток-полтора). Попробуй, подбери ключевое слово, присутствующее в нужном документе и отсутствующее во всех остальных, если давно позабыл детали их содержания! Да и названия файлов никаких намеков не содержат…
За три года работы в фирме наш герой накопил массу информации по любому вопросу, который входит в его компетенцию. Но реально использует для анализа только небольшую ее часть: почти никогда нет времени, чтобы в нужный момент «собрать в кучу» все, что относится к теме. Каждая «поисковая операция» отбирает у него не только время, но и силы. Еще больше напрягает необходимость удерживать в голове странные названия и нелогичное расположение файлов, используемых в текущем проекте. Плохо структурированная информация – это как заноза в мозгу, которая инфицирует организм усталостью и отбирает ресурсы памяти.
Еще больший стресс возникает, когда звонит директор или деловой партнер, просит срочных уточнений по одному из проектов и с плохо скрываемым нетерпением говорит: «Не будем вешать трубку, я подожду». А ты лихорадочно начинаешь искать то, чего не можешь вспомнить, там, где этого нет.
И настоящий апофеоз информационного хаоса – когда выясняется, что из нескольких копий одного файла, разбросанных по компьютеру, ты умудрился отправить партнеру самую старую, даже не отредактированную, с грамматическими и статистическими ошибками.
А ведь хочется не только работать, но и развиваться! Становиться экспертом, использовать накопленные знания для карьерного роста! Но девять десятых скаченных из интернета электронных книг и статей вряд ли когда-нибудь будут прочитаны, потому что Сергей Петрович давно не может вспомнить ни авторов, ни названий, ни затронутых тем – ни, тем более, поводов, которые каждый раз заставляли его пополнять свою «копилку знаний». Тем не менее, он продолжает азартно реагировать на книжные рекомендации друзей и коллег в социальных сетях.
Одно утешает Сергея Петровича. Когда он осторожно поинтересовался у сотрудников отдела, как они работают с информацией, выяснилось, что у них – похожие проблемы. Как и у главбуха Светланы Николаевны. Как и у жены – кандидата наук, доцента местного вуза. Как и у сына-студента – несмотря на то, что тот активно пользуется новомодными гаджетами и интернет-сервисами, в т.ч. для работы с информацией.
Еще несколько важных штрихов к портрету Сергея Петровича Полторанина. Возможно, вы представили его неорганизованным, рассеянным охламоном. И ошиблись. На его рабочем столе и в блокноте-органайзере – всегда идеальный порядок. Сергей Петрович никогда не нарушает обещаний, сдает проекты в срок, не опаздывает на встречи, не обманывает сотрудников, не теряет ключи от машины – и очень не любит необязательных, неряшливых людей. Родители, школа, институт, книги – все внесли вклад в обучение Сергея Петровича правилам самоорганизации в реальной жизни.
Но, увы: с помощью книжки «Windows для «чайников» и другой компьютерной литературы Сергей Петрович сумел освоить лишь элементарные операции с файлами: «создать», «копировать», «вставить», «удалить» и т.п. – но эти команды сами по себе не создают порядок (потому что хаос – тоже создается с их помощью!). А курсов и тренингов, где учат чему-то большему, Сергею Петровичу никто не предлагал. Возможно, чему-то полезному в области структурирования данных наш герой мог бы научиться на библиотечном факультете или на семинарах для конкурентных разведчиков. Но не осваивать же вторую профессию, дабы получить базовый инструмент для первой?!
Решение проблем Сергея Петровича
Итак, давайте начнем шаг за щагом решать проблемы нашего героя. Вы удивитесь, насколько просты эти решения.
Очистка «Рабочего стола» – первый шаг, потому что самый простой. Чтобы решить проблему хаоса на конкретном «Рабочем столе» раз и навсегда, вам потребуется полчаса, от силы – час. Может даже оказаться в итоге, что вы больше времени потратите на прочтение этого отрывка. 🙂 Зато, прочтя его – сможете в любой момент воспользоваться предложенным алгоритмом с полным пониманием всех его тонкостей и вариантов применения.
Помните, как наш герой собирался выстроить файлы стройными рядами, чтобы его «Рабочий стол» выглядел прилично в глазах офисных посетителей? Я еле отговорил его от этой затеи, бесполезной с точки зрения наведения порядка в документообороте. Файлы – не кухонный сервиз: при работе с файлами важно не столько отсутствие хаоса, сколько наличие системы. 🙂
Приведу в пример ученых мужей недавнего прошлого, многие из которых активно использовали в работе домашнюю библиотеку. Невозможно представить, что настоящий исследователь и энциклопедист станет расставлять тома на книжной стенке по цвету и размеру корешков. С обывательской точки зрения это был бы идеальный порядок, полная победа над хаосом. Но только обладатель феноменальной памяти сможет сопоставить классификацию книг по цвету корешков с их классификацией по содержанию. А у обычного человека каждый (!) поиск справочных материалов будет занимать часы вместо минут и секунд.
Разумеется, профессионалы раскладывают свои книги исключительно по содержанию: темам, жанрам, авторам и т.д. – и прекрасно обходятся без книжного каталога. Я и сам могу без всяких усилий найти любую из тысяч книг в моей библиотеке. Достаточно протянуть руку в нужном направлении – и взять.
Трюк «Найти позабытое»
Заметьте: память у меня – отвратительная. Я вообще считаю, что необходимость удерживать в памяти более семи однотипных объектов следует приравнять к пыткам, запрещенным Конвенцией ООН еще 30 лет назад. Тем не менее, я легко ориентируюсь в своей библиотеке.
Все, что мне необходимо помнить – это принцип , по которому разложены книги (четыре стеллажа поделены между справочной, деловой и художественной литературой; средние полки отданы наиболее востребованным темам, нижние – менее, а верхние – наименее востребованным; авторы внутри тем расставлены по алфавиту).
Когда возникает необходимость найти книгу, я по этому принципу, как по шаблону, за доли секунды заново «переизобретаю» в уме структурную схему своей библиотеки. После этого мне достаточно отдать себе отчет , в каком «узле» этой структуры должна храниться нужная книга.
Заметьте, я не сказал: «где хранится» – я этого не способен запомнить. Я сказал: «где должна храниться». Согласно структурной логике библиотеки.
Как правило, я достаточно точно угадываю примерное направление поиска. Когда я подхожу к определенной полке, мне остается бросить взгляд влево-вправо-вверх-вниз, чтобы скорректировать поиск. В этот момент я действительно начинаю припоминать закрепленную за отдельными полками тематику книг и примерное расположение авторских подборок. И вот уже, несмотря на хиленькую «мышцу памяти», я держу нужную книгу в руках.
Проходит время, я покупаю новую книгу – и сходу нахожу для нее подходящее место, где она никогда не затеряется. Перечитанную книгу – тут же возвращаю на свое место. А с остальных – раз в неделю стираю пыль. 🙂 Словом, трачу на поиск и поддержание порядка в книгах минимум времени, ресурсов памяти и волевых усилий.
Повторяем трюк на «Рабочем столе» ПК
Давайте вернемся в кабинет Сергея Петровича Полторанина. Помните, как выглядел «Рабочий стол» на мониторе его ПК (см. картинку в начале поста)? Мы поколдовали с владельцем компьютера около получаса – и вот результат (см. картинку ниже).
Разумеется, главная фишка не в том, что мы с Сергеем Петровичем удалили три четверти файлов с «Рабочего стола» и освободили девять десятых его поверхности. Хотя чистый стол, согласитесь, вдохновляет. 🙂
Но основная фищка в том, что на «Рабочем столе» появились определенные зоны (своего рода, «книжные полки»), привязанные к файлам определенного назначения.
Это лишь один из многочисленных возможных вариантов группировки на «Рабочем столе» файлов различного типа и назначения (точнее, ярлыков к этим файлам). В данном случае, в левом верхнем углу были размещены ярлыки наиболее востребованных пользователем компьютерных программ. В правом верхнем углу – ярлыки чаще всего используемых папок с файлами. В левом нижнем углу – ярлыки электронных книг, которые вы сейчас читаете. В правом нижнем углу – ярлыки документов, которые вы редактируете в текущий период времени.
На картинке были использованы четыре естественных зоны – четыре угла «Рабочего стола». Но количество выбранных зон зависит только от ваших задач и стиля работы. Мне, например, достаточно двух «книжных полок» (в левом верхнем углу я храню текущие документы, в правом верхнем – регулярные «напоминалки» и «правила жизни» для себя). А вы, если захотите, можете создать до девяти рабочих зон (мысленно разделите «Рабочий стол» на 9 частей, подобно грани «кубика Рубика»). Конечно, если в этом есть реальная необходимость. Если ее нет – лучше ограничьтесь минимумом.
Совершенно иным, чем на картинке, может быть и назначение зон. Например, можно вообще отказаться от размещения на «Рабочем столе» ярлыков программ – и хранить их исключительно на «Панели задач» (на полоске в нижней части экрана) либо в меню кнопки «Пуск» (пользователи Windows 8 могут загружать лотки интерфейса «Метро»).
Вы можете отдать предпочтение совершенно другим типам документов: например, обновлениям семейного фотоальбома, спискам дел на неделю, месяц квартал, год, видеофильмам для просмотра в ближайший уик-энд и т.п.
Вообще, назначение зон зависит исключительно от ваших потребностей: дизайнер создаст один набор «книжных полок», юрист – абсолютно другой, начальник отдела продаж – третий, бухгалтер – четвертый и др. Естественно, каждый из них также будет с разной скоростью обновлять файлы на «Рабочем столе» (поскольку у каждого специалиста – свой рабочий ритм, свой темп информационной жизни).
Самое главное:
а) всегда используйте «книжные полки» строго по назначению
(то есть никогда не добавляйте на «Рабочий стол» ярлыки файлов, для которых не предусмотрено рабочей зоны):
б) добавляйте ярлыки только самых важных файлов,
используемых в данный момент (советую ввести ограничение – до 7 файлов на одной полке, а остальные – размещать в файловых каталогах).
Кстати, вы обратили внимание, что я все время говорю о ярлыках , а не о самих файлах? Да-да, размещайте на «Рабочем столе» именно ярлыки, а не сами файлы.
Во-первых, всегда есть риск нечаянно смахнуть содержимое «Рабочего стола» в «Корзину». Если это были ярлыки – сами файлы не пострадают.
Во-вторых, если у посетителя, который присел на минуту возле вашего компьютера в отсутствие хозяина, возникнет соблазн стащить несколько файлов с «Рабочего стола» – ваша привычка размещать ярлыки значительно замедлит эту диверсию (чтобы узнать реальное расположение файлов-оригиналов, злоумышленнику придется заглянуть в «Свойства» каждого ярлыка, запомнить путь, пройти по нему, найти файл и скопировать его на флешку).
В-третьих, если у вас на «Рабочем столе» размещены файлы – компьютер загружается медленнее. Если файлы заменить ярлыками – гораздо быстрее.
Генеральная уборка на «Рабочем столе» (и компьютере в целом) дает три практических выгоды и один мотивационный бонус. Выгоды:
- Вы экономите свое время, нервы, энергию при поиске нужных документов.
- Вы экономите время, нервы, энергию деловых партнеров, клиентов, руководителей, которые ждут вашей информации.
- Вы тратите меньше времени, нервов, энергии на сложные проекты – да, теперь вы можете смелее браться за сложные проекты! – поскольку вам не представляет особой сложности собрать десятки документов по теме из разных папок .
Мотивационный бонус: лицезрение порядка вдохновляет на его дальнейшее поддержание. 🙂
Итак, пора приступить к практике. Не предлагаю прямо сейчас заняться наведением порядка на вашем «Рабочем столе» Windows. Вначале налейте себе свой любимый чай или кофе. Затем распечатайте следующую страницу и – следуйте инструкциям!
Алгоритм «книжной полки»
1. Выберите время, когда вас никто не потревожит. Даже при максимальной засоренности «Рабочего стола» вам вряд ли потребуется больше часа.
2. Посредине «Рабочего стола» создайте папку «Очистка» . Раскройте папку (не на весь экран) и перетащите в нее все файлы с «Рабочего стола» (кроме иконок «Мой компьютер» и «Корзина» ).
3. Определитесь, какие программы, папки и файлы являются для вас объектами первой необходимости. Назначьте для выбранных вами типов объектов определенные зоны «Рабочего стола». Например:
- в левом верхнем углу разместите ярлыки важнейших программ;
- в правом верхнем углу – ярлыки самых активно используемых папок;
- в левом нижнем углу – ярлыки книг, которые сейчас читаете:
- в правом нижнем углу – ярлыки самых важных документов.
Количество, расположение и назначение зон может быть иным, в зависимости от ваших задач и стиля работы.
4. Завершив обустройство «Рабочего стола», перенесите из папки «Очистка» второстепенные, но необходимые файлы в папку «Мои документы» . Ненужные файлы – удалите вместе с папкой «Очистка» .
5. Когда полностью прочтете эту мини-книгу и наведете порядок в «Моих документах» и других папках – вы будете точно знать, какие файлы и папки для вас самые важные в данный момент. Еще раз проведите ревизию «Рабочего стола» и вынесите на него ярлыки действительно важных и актуальных файлов. С этого момента на «Рабочий стол» должны попадать именно ярлыки, а не сами файлы.
Еще два алгоритма – по наведению порядка в структуре папок и в названиях файлов – подробно описаны в мини-книге «Как навести порядок на компьютере раз и навсегда».
Как навести порядок на компьютере раз и навсегда
, ,
Если вы никак не можете разобрать электронную почту, навести порядок в закладках браузера и ликвидировать завалы на рабочем столе, то эта статья для вас. Из неё вы узнаете, как сформировать несколько полезных мини-привычек, помогающих легко разобраться с подобными рутинными задачами.
1. Настраивайте по одному сервису каждую неделю
Сообщения о взломе популярных сервисов появляются с пугающей регулярностью. Разработчики в ответ постоянно исправляют уязвимости и добавляют новые настройки безопасности. Осталось только найти немного времени и включить двухфакторную аутентификацию в Google, активировать режим невидимости в Facebook, обезопасить пароли в LastPass и так далее.
Каждую неделю выбирайте сервис или приложение, которым вы регулярно пользуетесь, и посвятите немного времени его настройке, обращая особое внимание опциям конфиденциальности. В результате вы откроете для себя несколько новых интересных функций, а также сможете сделать свою работу в Сети более безопасной.
2. Убирайте по одному элементу с рабочего стола при каждом включении компьютера
Рабочий стол - это прекрасное место для временного хранения документов, файлов или ярлыков программ. Ключевое слово - «временного».
Если же ваш рабочий стол превратился в свалку, в которой невозможно что-либо найти, это не дело. В таком случае нужно взять за правило каждый раз, когда вы загружаете компьютер, избавляться от одного элемента. Файлы - в облака, документы - в рабочие папки, просмотренные фильмы и музыку - в корзину, а ярлыки - в избранное.
Для тестирования сервисов и программ часто приходится регистрироваться на огромном количестве сайтов. И каждый из них считает своим долгом начать бомбардировать зарегистрированного пользователя письмами о своих обновлениях, новых функциях, и других событиях. В результате почтовый ящик просто завален письмами, большинство из которых многие пользователи предпочли бы никогда не видеть.
От всего этого можно и нужно отписаться. Однако сразу выделить время на удаление себя из всех списков рассылок довольно проблематично. Поэтому постарайтесь каждый день избавляться хотя бы от одного непрошеного отправителя.
4. Организуйте свои фото
После появления в смартфонах более-менее приличных камер мы стали генерировать просто гигантское количество снимков. Однако наснимать красивых фоточек - это ещё не всё. Желательно загрузить их в одно из облачных хранилищ, снабдить заголовками, указать изображённых на них людей и место съёмки. Вот тогда ваш действительно станет хранилищем воспоминаний, а не просто свалкой картинок.
Чаще всего работа по упорядочиванию фотоархива подразумевает выполнение множества однообразных действий, которые не требуют большого напряжения мозга. Поэтому лучше всего делать её в самом конце дня, когда вы уже устали. Заодно вспомните счастливые моменты своей жизни и расслабитесь.
Очень многие имеют привычку при обнаружении в Сети интересного сайта или статьи сразу же отправлять находку в избранное. Постепенно там накапливается такое количество элементов, что найти «ту самую статью» оказывается решительно невозможно.
Из этой ситуации есть два выхода. Радикальный - просто закрыть глаза, удалить всё содержимое избранного, а для доступа к нужным сайтам каждый раз обращаться к Google. И консервативный - всё-таки попытаться навести в закладках порядок.
Сделать это не так трудно, как кажется, если при каждом запуске браузера обрабатывать по одной ссылке. Не пройдёт и полгода, как у вас останутся только полезные ресурсы, которые действительно вам необходимы.
6. Читайте книги, а не новости
C одной стороны, мы все постоянно что-то читаем: новости, форумы, Twitter, Facebook и другие . С другой стороны, это чтение совершенно не приносит пользы, в отличие от чтения настоящей литературы. Поэтому необходимо выработать привычку, которая поможет постепенно заменить «неправильное» чтение на «правильное». Договоритесь сами с собой, что перед посещением Facebook, Twitter и других злачных мест интернета обязательно прочтёте пару страниц какой-нибудь книги. Сначала будет непривычно, но потом втянетесь. И окажется, что серьёзная литература может быть гораздо увлекательнее котиков в социальных сетях.
7. Используйте календари и напоминалки
Запомнить все эти советы современному занятому человеку может быть довольно сложно. Да и зачем это делать, если существует столько разных календарей и менеджеров задач? Просто внесите нужные задания в свой любимый планировщик, и вы не забудете, когда и что необходимо сделать.
Тему поддержания порядка на рабочем столе компьютера можно назвать вечной. У подавляющего большинства пользователей рабочий стол «засоряется» ярлыками с завидной регулярностью.
Порой, за ними нельзя толком рассмотреть изображение заставки. И даже после наведения некоторого порядка, уже через несколько дней можно наблюдать ту же картину.
Хорошо, если это действительно только ярлыки. Довольно часто на рабочих столах можно найти всевозможные аудио- и видеофайлы, одновременное наличие и ярлыка и загрузочного файла и т.д. Помимо неэстетичного внешнего вида это может оказывать негативное, «тормозящее» воздействие на работу компьютера. Дело в том, что папка рабочего стола находится на системном диске, и если вы сохраняете в ней большие файлы, то это, соответственно, уменьшает объём системного диска и не дает системе «вольнее дышать».
Поэтому я рекомендую вам проверить размер своего рабочего стола на компьютере. Нормальным размером считается около 100Кб, так как это свидетельствует о том, что здесь действительно расположены только ярлыки. Если при проверке вы обнаружили значительно больший объём, то срочно займитесь чисткой и все крупные файлы переместите в более подходящие разделы.
Если вы обнаружили, что скачиваемые из интернета файлы оседают на рабочем столе, то необходимо проверить настройки вашего браузера и папку «загрузки» переместить с системного диска.
Итак, то, что касается технической стороны вопроса, мы рассмотрели. Однако есть и чисто организационная сторона, так как часто засорение рабочего стола происходит от нашего желания вытащить, как нам кажется, «ОЧЕНЬ ВАЖНЫЙ» документ поближе к быстрому доступу. В результате перед нами всё та же картина забитого множеством ярлыков экрана. Я хочу предложить один, может и не очень научный, но зато хорошо зарекомендовавший себя на практике способ борьбы с этим «недугом».
Если количество ярлыков и файлов на вашем рабочем столе превысило критическую точку, то создаём новую папку (чего уж нам мелочиться то!), называем её гордо «Рабочий стол» и уверенной рукой отправляем туда абсолютно ВСЁ!
После этого можно спокойно начинать свой рабочий день. Если вам действительно что-то понадобится из содержимого вновь созданной папки в течение дня, то достаёте и помещаете это на рабочий стол. Но только то, что вам действительно нужно сиюминутно. К концу дня вы сможете убедиться, что экран остался сравнительно свободным. В таком режиме продолжайте действовать как минимум 4-5 дней. А вот после этого, вы смело можете удалить всё, что продолжает оставаться в той созданной папке. Именно удалить, так как если вам это не понадобилось в течение почти недели, то и не понадобится. А в дальнейшем вы сможете найти подобную информацию в более актуальном исполнении. Использовать такой метод можно с определенной регулярностью, как только перестаете различать фон своего рабочего стола.
И раз мы заговорили о фоне для рабочего стола, то уделим и этому моменту несколько строк. Сегодня в интернете предлагается просто огромный выбор заставок, что называется «на любой вкус и цвет». Надо признать, что это очень удобно, так как вряд ли кто-то захочет месяцами или годами смотреть на одну и ту же картинку, какой бы замечательной она не была.
Однако делая выбор заставки, не всегда следует руководствоваться лишь своими предпочтениями и вкусами. Например, если речь идет об офисном компьютере, то изображения девушек и парней лучше исключить сразу. Причем в независимости от степени их «одетости». В любом случае такие заставки будут расцениваться как проявление несерьезности и могут создать о вас ложное впечатление как о сотруднике. Также постарайтесь избегать заставок с агрессивным подтекстом или исполненных в слишком ярких тонах. Например, красный цвет является естественном возбудителем и раздражителем, что в итоге может привести к быстрой утомляемости и нервозности. Лучше подобрать сравнительно спокойную заставку с изображением природы или животных, в мягких теплых тонах, настраивающих на определённый релакс.
Есть еще один плюс в том, чтобы выбирать нейтральную заставку. Зачастую свой выбор мы делаем на подсознательном уровне, и такая картинка может многое рассказать о психотипе человека. А разве мы хотим лишний раз демонстрировать свой внутренний мир и открывать душу посторонним людям? Поэтому рабочий компьютер – это не самое подходящее место для сильного проявления индивидуальности, если, конечно, вы не работаете креативным дизайнером.
Приветствую читателей блога ТВОЕ РЕШЕНИЕ!
В этой статье я поделюсь алгоритмом как навести порядок в файлах и папках на вашем компьютере, который поможет каждому читателю стать организованными и сделает вашу работу с информацией более эффективной. А выполнение всего семи шагов сэкономят многие часы вашего времени.
Итак, вы готовы упорядочить ваши файлы и папки? Отлично! Тогда вперед!
1. Создание четкой файловой структуры
Главная задача на данном шаге — придумать и создать собственную файловую структуру. Процесс этот сугубо индивидуален и не содержит единственно верного решения. Однако можно выделить основные моменты, которые значительно облегчат процесс создания собственной файловой системы.
- Самым естественным способом организации хранения файлов на компьютере является создание папок, каждая из которых должна соответствовать определенной категории. Например, папка «Видео», «Игры», «Музыка», Фото», «Рабочая», «Загрузки» и так далее.
- Если пользователей компьютера несколько, вы можете использовать систему, основанной на хранении файлов по пользователям компьютера («Мои файлы», «Файлы супруги», «Файлы сына» и т.д).
- Создавайте столько уровней вложенности папок, сколько нужно. Замечайте и используйте возможность сгруппировать в отдельной папке набор связанных файлов. Например, объединяйте во вложенные папки песни одного исполнителя, фото с одного мероприятия, документы, полученные от одного клиента
- При создании структуры папок придерживайтесь простой логики:
-«родительские» папки сортируют файлы по более важным для вас критериям;
-«дочерние» (вложенные) – по менее важным.
- Какую бы систему организации вы ни создали, привыкайте создавать новые каталоги постоянно.
Каждый документ в вашем компьютере обязан иметь свой дом, как вещи в шкафу, должны иметь свое место
- Папки создаем не на диске «C», а на диске «D», если он у вас есть и там достаточно места.
И запоминаем, что диск С предназначен только для системных документов, для установки программ! Остальное - фото, видео, документы по работе и личные, карты, книги и так далее должно храниться либо на съемном жестком носителе, либо на диске D. Такой подход, существенно ускоряет работу компьютера, он меньше тормозить и зависает.Диск «C» ТОЛЬКО для операционной системы и программ! Все свои документы, фотографии, музыку и фильмы храните на диске «D»
2. Аудит и сортировка «старых» файлов
Создаем папку «Архив» на диске D. Все файлы, которые хранятся на вашем компьютере перенесите в созданную папку «Архив»
Затем переберите каждый ваш файл вручную и разложите их по вашей новой структуре, используя три правила:
- если вам некуда положить новый файл – создайте для него подходящую по тематике папку;
- если файл «просится» сразу в две (три и т.д.) папки –сохраните наиболее подходящую тематическую папку, а остальные – удалите, предварительно перенеся все ценное в другие папки;
- не храните ненужные файлы.
Сортировку файлов, в виду ее рутинности, можно выполнять частями и разделить на 15-ти минутки. Ежедневно выделяйте 15 минут на сортировку «старых» файлов и постепенно все разложите по полочкам. Затем папку «Архив» можно удалить.
3.Создайте папку «Входящие»
В своей файловой системе создайте папку «Входящие». Эта папка предназначена для недавно созданных или скачанных файлов, которые вам еще предстоит отсортировать или обработать. Вы можете подобную папку назвать иначе, например, «INBOX», «Загрузки» или «Downloads».
После создания папки «Входящие» не используйте никакую другую папку для хранения не разобранных и рабочих файлов. Создавая или получая новый файл, сразу же помещайте его во «Входящие», тогда в вашем компьютере будет всегда чистота и порядок.
Папка «Входящие» на вашем компьютере должна быть одна. Два совета, позволяющие избегать создание дублей папки «Входящие»:
- установите папку «Входящие» для сохранения файлов по умолчанию во всех программах;
- установите папку «Входящие» для скачивания файлов по умолчанию во всех браузерах.
Не допускайте переполнение папки «Входящие». Для этого:
- Регулярно (хотя бы 1-3 раз в день) просматривайте папку «Входящие»
- Файлы, работа над которыми закончена, сразу помещайте в предназначенное для них папку.
Если вы замечаете во «Входящих» файл,находящийся там, продолжительное время, признайте, что на самом деле вряд ли он вам нужен и поместите его в «Корзину»
4. Создавайте правильные имена файлов
Создайте шаблоны файловых имен
Когда количество файлов в одной папке переваливает за несколько десятков, возникают сложности с поиском нужного документа. Зачастую название файла не несет в себе информацию о том, что находится внутри документа. В связи с этим, предлагаю простой способ облегчить процесс создания «информационного» названия файла — создать шаблон файловых имен для каждого вашего информационного потока.
При построении шаблона имен следуйте правилам:
- отразить суть документа в имени файла
- используем дату в названии файла
— в начале названия файла, если актуальность документа зависит от времени его создания;
— в конце названия файла, если информация и содержании файла важнее даты его создания.
- элементы имени файла выстроить от общего – к частному (от даты, темы, адреса и т.д. – к содержимому файла)
- даты выстраивались от большего – к меньшему (год – месяц – день)
Подходите к именованию файлов вдумчиво
- Никогда не создавайте файлы с бессмысленными именами типа «Документ1.doc». Потратьте время и придумайте название, которое точно описывает, что находится внутри документа.
- Избегайте длинных имен файлов
- Использование длинных имен файлов говорит о том, что ваша файловая система недостаточна четкая и глубокая.
Итак, выделите свободное время в течение нескольких дней для наведения порядка в файлах. Последовательно, шаг за шагом, дайте новые имена всем старым файлам, переименовывая их согласно шаблонам.
5. Используйте ярлыки
Ярлык обеспечивает пользователю удобный доступ к часто используемым файлам, размещая его как бы в двух местах. Это позволяет всегда обходитесь одной копией файла.
6.Очистите «Рабочий стол»
Никогда не храните файлы и папки на рабочем столе!
Рабочий стол находится на диске C и при переустановке операционной системы вы можете потерять всё его содержимое.
Храните все файлы в нужной папке на диске D, а на рабочий стол выводите только ярлыки!
Алгоритм очистки рабочего стола:
- Перетащите все файлы с рабочего стола в созданную ранее папку «Архив»(кроме иконок «Мой компьютер» и «Корзина»)
- Назначьте для объектов первой необходимости (программ, папок, файлов) определенные зоны «Рабочего стола».
Например:
— левый верхний угол — для ярлыков важнейших программ и иконки «Мой компьютер» ;
— правый верхний угол – ярлыки активно используемых папок и самых важных документов;
— правый нижний угол — иконка «Корзина»
Вы можете изменить расположение и назначение зон в зависимости от ваших потребностей. - Перенесите из папки «Архив» необходимые файлы в папку «Мои документы», ненужные файлы – удалите.
7.Держите в порядке вашу структуру файлов
Четко придерживайтесь созданной структуры
Бессмысленно потратить долгие часы на наведение порядка во всех файлах и продолжать сохранять свежескачанные документы на «Рабочий стол».
Заведите себе правило, каждый раз, когда мне нечем заняться за компьютером, проведите уборку цифрового мусора.
Правила по поддержанию порядка в системе для хранения файлов:
- Храните только те файлы, которые:
- будут вам полезны;
- нельзя будет снова скачать при необходимости
2.При создании, скачивании нового файла,сразу же помещайте его в соответствующую папку
3. Если файл нельзя сразу сохранить внутри вашей системы или он вам нужен на небольшое время, то сохраняйте его в папку «Входящие».
4. Разбирайте папку «Входящие» раз в неделю или удаляйте все файлы в ней.
Итак, позади семь трудных шагов по разбору цифровых завалов, результатом которых стала ваша личная система хранения файлов. Единожды потратив время на сортировку документов, поддерживайте наведенный порядок, совершенствуйте созданную систему хранения файлов.
И помните, что привычка содержать в порядке цифровые документы — залог того, что вы будете успевать значительно больше!!
Буду рада, если мой опыт станет ТВОИМ РЕШЕНИЕМ возникающих задач! Мне было бы интересно узнать о вашем опыте уборки цифрового мусора в комментариях!
А можно узнать о моем опыте организации хранения бумажных личных документов!
Вы стали замечать, что ваша Windows , прежде такая шустрая, вдруг стала какой-то медлительной и неповоротливой. Система медленно загружается и ещё медленней выключается, при переходах по папкам явственно заметны "тормоза". А при запуске отдельных программ или открытии файлов Windows порой надолго "задумывается", лениво помаргивая лампочкой винчестера. Да и вообще работать стало как-то некомфортно.
Причин подобного поведения "окошек" можно привести массу - от заражения системы вирусами и прочей дрянью, до всевозможного мусора, забившегося в укромные уголки Windows или кучами валяющегося на жёстком диске.
У операционной системы, почти так же, как и у живого существа в процессе работы образуются отходы жизнедеятельности, от которых необходимо своевременно избавляться, иначе это чревато серьёзными "болезнями", вплоть до "летального исхода". Но "благодаря" лени мы предпочитаем мириться с "недомоганиями" Windows до тех пор, пока ситуация не достигнет критической точки. И только тогда, когда о системе можно уже сказать, что "пациент скорее мёрт, чем жив", нам ничего не остаётся, как заняться чисткой и оптимизацией "форточек".
Давайте представим, что этот критический момент наступил, и пациент Windows M.$. поступил в реанимацию. Нам с вами предстоит вытащить его "с того света" и поставить на ноги, вернув былую резвость.
Первое, что приходит на ум - это просто переустановить операционку. Ведь установка, первичная настройка и "облизывание" Windows в опытных руках занимает не более часа. Но при мысли о том, что после этого придётся переустанавливать огромное количество всевозможного софта и, что самое страшное, снова всё это настраивать под себя, становится просто дурно. Не наш это метод!
Итак, решено - мы пойдём другим путём!
Скачиваем, обязательно переименовываем файл (во что угодно, хоть в бессмысленный набор символов, лишь бы не оставлять стандартное название), перезагружаем систему в безопасном режиме (зажать кнопку F8
или Ctrl
при запуске Windows) и запускаем "лекарство". Сразу лезем в настройки и выставляем на максимум всё, до чего только сможем дотянуться, устанавливаем проверку оперативной памяти и всех без исключения файлов на любых доступных дисках. Обязательно включаем функцию лечения зараженных данных и ведение подробного отчета по инфицированным файлам, чтобы после сканирования поставить наиболее точный диагноз нашему "пациенту". Запускаем и оставляем пациента на ночь. К утру, если вам повезло и у вас не террабайтный винчестр, под завязку забитый мелкими файлами, лекарство закончит свою работу.
Уф, одну процедуру закончили! Можно загрузиться в обычном режиме.
Но и это еще далеко не все. Дело в том, что автозапуск некоторых программ получает прописку в системном реестре Windows по адресу HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Run . Вооружаемся стандартным редактором реестра (Пуск -> Выполнить... -> regedit.exe ) и наводим там порядок. Особое внимание при этом уделяем полю "Значение ", в котором обычно указывается полный путь к запускаемой программе.
В случае затруднений, любой вопрос запросто решается использованием поисковых интернет-машин и путем "пробивания" в их индексной базе непонятного исполняемого файла, присутствующего в системе.
Никчемные записи удаляем нажатием правой кнопки мыши и выбором пункта меню "Удалить ".
One moment . Поскольку реестр Windows - орган весьма уязвимый в системном организме, то перед любыми телодвижениями крайне желательно сделать его резервную копию, набрав в командной строке regedit.exe /E c:\all.reg - это скопирует все ветки реестра в файл all.reg, с помощью которого потом можно легко восстановиться в случае необходимости.
Закончили с реестром и автозагрузкой, отложили шаманский бубен в сторону и перезагружаем компьютер. Процедура необходимая для закрепления проведённой "терапии" и подтверждения того, что мы нигде не наломали дров.
На очереди - анализ служб Windows и отключение ненужных (а таких наверняка наберётся немало). Какие-либо рекомендации тут дать сложно, всё строго индивидуально - у каждого компьютера свой набор "железа", свой пакет установленного софта и свои задачи, для решения которых используется машина.
Совет только один - найти в интернете подробный список служб с пояснениями и внимательно изучить его (или внимательно осмотреть "подвал" статьи и скачать прикреплённый файл ). Если к списку прилагаются готовые рекомендации - ознакомиться с ними, но думать своей головой, применять их или нет. Желательно где-нибудь записать-зафиксировать что именно и как меняли, на всякий случай, а то знаете ли...
Пора приступать к наведению порядка на винчестере. Вооружаемся любым продвинутым файловым менеджером (например, ), хотя на худой конец, сойдёт и Проводник Windows, но процесс сильно затянется, и проводим "тотальный шмон" в поисках невостребованных данных. Можно смело удалять временные файлы, созданные Windows
или сторонними программами (директории C:\Windows\Temp
и C:\Documents and Settings\Имя_пользователя_в_системе\Local Settings\Temp
). Обязательно заглядываем в папку Program Files
и изучаем её на предмет давно удалённых программ. Весь найденный хлам удаляем в корзину.
Саму Корзину очищать не спешим - очистим после, если система будет работать нормально, и не возникнет проблем, иначе, придётся что-то вернуть на место.
Ещё одна хитрость. Можно не удалять файлы в Корзину, а временно перемещать их в специально созданную папку. Если всё будет работать нормально - эту папку можно будет удалить целиком.
Здорово сэкономить нам силы и время в данном вопросе поможет штатная утилита Windows "Очистка диска " (Пуск -> Программы -> Стандартные -> Служебные ). Функционал этой программы поистине огромен, в частности, можно не только удалить временные и ненужные файлы, но и освободить место, занимаемое журналами установки, данными браузера Internet Explorer и компонентами Windows. Можно даже ликвидировать все, кроме последней, точки восстановления системы или сжать давно неиспользуемые данные.
Поскольку "продвинутость" этой утилиты никаких сомнений не вызывает, рекомендуем пользоваться ей с особой осторожностью, обращая самое пристальное внимание на появляющиеся подсказки и советы.
Нашему пациенту явно полегчало. И мы, наблюдая положительный результат, продолжим "курс интенсивной терапии". Решительным шагом следуем в Панель управления
и далее в модуль Установки/Удаления программ
. Сцепив зубы, удаляем всё, что уже успело покрыться информационной пылью от "слишком частого использования".
Именно в этом кабинете часто встречается фирменный баг Windows , знакомый опытным пользователям, и свойственный всем продуктам от Micro$oft - вроде бы программы уже давно нет и в помине, а в списках до сих пор болтаются её "хвосты". Лечится это недомогание тоже фирменным средством от Micro$oft - утилиткой Windows Installer Clean Up - либо ручной чисткой ветки реестра HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Uninstall .
Кстати, существует довольно мало программ, которые сами корректно удаляются из системы. Большинство софта оставляет после себя кучу разных файлов настроек и конфигураций, сейвов и прочего мусора. А уж хвостов в реестре всегда остаётся просто тьма. Для чистого и аккуратного удаления программ лучше всего найти сторонный деинсталлятор. Таковых существует масса, разных как по удобству, так и по функционалу. Ищите, да обрящете!
Теперь, когда кругом порядок и уют, и наш пациент идёт на поправку, настало время заключительного этапа лечения - дефрагментации данных на винчестере (правая кнопка мыши на Мой компьютер -> Управление -> Дефрагментация диска ).
Вспомогательные средства, существенно облегчающие ручную "терапию"
Быстро, просто и качественно очистит систему от лишних и временных файлов, буквально, в один щелчок мышью. Имеет модуль очистки реестра, модуль работы с автозагрузкой Windows, встроенный деинсталлятор и ещё кучу всего. Небольшая, простая, удобная и крайне полезная программа, к тому же, и абсолютно бесплатная. Просто обязана присутствовать на каждом компьютере!
.
В один щелчок очистит Windows от ненужного мусора. Бесплатной версии вполне хватает для большинства задач. Просто и удобно.
Очистит от мусора системный реестр Windows. Протоколирует каждую процедуру очистки, чтобы можно было вернуть назад все изменения в случае ошибки. Также может создать резервную копию реестра, или восстановить его из бекапа. Бесплатно и на русском языке.
Крошечный, но мощный и бесплатный дефрагментатор файлов на винчестере, который с лёгкостью переплюнет не только стандартную утилиту из состава Windows, но и большинство своих дорогих и "навороченных" коммерческих собратьев. Настоятельно рекомендую!
Бесплатная утилита для дефрагментации реестра. Последняя точка в "лечении" пациента Windows M.$. Интерфейс только английский, но всё и так понятно, поскольку кнопок всего две. После всех вышеописанных процедур, запускаем, дефрагментируем реестр Windows и сразу же перезагружаем систему (обязательно!).
Всё, процесс реанимации завершён.
И если после всех процедур и проведённого курса лечения, пациент не воспрянет духом, проявив чёрную неблагодарность, вам останется лишь "пристрелить" его, хотя бы из мести, и заменить на новый, улучшенный вариант.